Centro de Ayuda de Nivelar

Cuando cambia el horario de trabajo, lo modificas en el Calendario laboral y luego lo vuelves a aplicar a la gente. Son dos partes: si editas y no reaplicas, el cambio no llega. Aquí el flujo completo, paso a paso.

El horario vive en Empleados → Calendario laboral. En la fila del calendario, el menú ⋮ tiene las acciones que usarás:

1 · Editar el horario

Menú ⋮ → Administrar calendario laboral.

1. Para cambiar una franja: elimina la línea con el horario viejo (menú ⋮ de la fila) y crea la nueva — elige día, Hora inicio y Hora fin (el Total hora se calcula solo) y Guardar.
2. ¿Almuerzo o break? Pon dos franjas el mismo día (ej. 7:30–13:00 y 14:00–18:00). El break no se exige.
3. Usa Clonar horas para replicar un día “tipo” a los demás.

2 · Reaplicar el calendario

Menú ⋮ → Aplicar calendario Dias. Es lo que hace efectivo el cambio.

1. ¿A quién le aplica? A un empleado, a un grupo o a toda la empresa.
2. ¿Qué hacer con quienes ya tienen calendario? Elige Cambiar el calendario previamente asignado.
3. ¿Desde cuándo? Desde hoy en adelante, o desde una fecha anterior (retroactivo).
4. Pulsa Guardar. tarda de ~30 s a un par de minutos según cuántos empleados

3 · Verificar

1. En Administrar empleados, abre la jornada de una persona y confirma que muestra el nuevo horario por día y el calendario asignado correcto.

Uno de los usos más comunes del día a día: un colaborador solicita un permiso (o incapacidad o vacaciones) y su jefe lo aprueba. Aquí tienes el flujo completo, de principio a fin, con lo que debe estar configurado antes. En lenguaje sencillo.

1 · Requisitos previos (lo configura el administrador)

Para que la solicitud llegue al jefe y se apruebe sin problemas, antes debe estar listo:

2 · Darle el rol al jefe para que pueda aprobar

Lo hace el administrador (solo el admin puede asignar roles):

1. Marca al jefe como “Supervisor”: Administrar empleados → editar su ficha → casilla Supervisor → Guardar.
2. Ve a Menú → Administrar usuarios y busca al jefe.
3. Elige “Asignar grupos y permisos”.
4. Activa los grupos que tendrá a cargo. en Nivelar los permisos se dan sobre grupos
5. Marca, para ese grupo, gestionar / crear novedades del calendario (es lo que le permite aprobar). Agrega informes si quieres.
6. Pulsa Guardar.

3 · El colaborador solicita el permiso

1. Inicia sesión en nivelar.co con su cédula y contraseña.
2. Ve a Empleados → Novedad de calendario y pulsa Crear.
3. Elige el tipo: Permiso, Incapacidad, Vacaciones o Permiso por horas.
4. Marca las fechas (si es por horas, indica el horario y pulsa Agregar).
5. Escribe el motivo y, si es incapacidad, adjunta el soporte (PDF o foto).
6. Pulsa Guardar. queda en estado “Pendiente”

4 · El jefe aprueba

1. El jefe va a Empleados → Autorización de Novedades y filtra por “Pendiente”.
2. Hace clic en la solicitud para ver tipo, fechas, motivo y el adjunto.
3. Pulsa ACEPTAR o RECHAZAR (puede dejar un comentario). al aceptar, esos días dejan de exigir jornada y no penalizan la productividad

5 · Dudas frecuentes

Asociar un equipo es amarrar el computador (donde está instalado el agente) con la persona que lo usa, para que su tiempo y productividad se cuenten a quien corresponde. La clave que los une es el usuario de sesión de Windows.

¿Qué significa “asociar” y los tres estados?

Cuando instalas el agente en un computador, este empieza a reportar a Nivelar pero todavía no sabe de quién es: queda Desasociado. “Asociar” es asignarle el empleado dueño de ese equipo.

Requisitos previos

• El agente instalado en el computador de la persona (si no, primero ve a Instalar el agente).
• Que el equipo ya aparezca en Lista de equipos (entra como Desasociado 1–2 minutos después de instalar el agente).
• Tener identificado el usuario de sesión de Windows y el nombre del equipo de ese computador.

1 · Verifica que el equipo ya aparece

1. Entra a Empleados → Lista de equipos.

   

2. Busca el computador por nombre, usuario de sesión o serial y confirma que está Desasociado.

   

3. Arriba ves el resumen de tus licencias: compradas, activas y disponibles.

2 · Abre el menú de acciones del empleado

1. Ve a Empleados → Administrar empleados.
2. Ubica a la persona y abre su menú de acciones (el icono de lista al final de la fila).

3 · Elige “Asignar equipo” y selecciona el computador

1. En ese menú elige Asignar equipo.
2. Se abre la lista de equipos sin asignar: elige el que corresponde (guíate por el usuario de sesión, el nombre del equipo y el serial).
3. Pulsa Guardar. el equipo pasa a estado Asociado y queda amarrado a esa persona

4 · Verifica que quedó asociado

Espera 1 o 2 minutos y revisa en Empleados → Resumen diario que a la persona ya le aparezca la primera/última conexión y el tiempo reportado. En Lista de equipos el equipo debe figurar ahora como Asociado, con esa persona en “Pertenece a”.

Dudas frecuentes

Esta es la guía de puesta en marcha de la parte de trabajo de Nivelar: cómo dejar listo, en orden, todo lo que el equipo necesita para registrar su tiempo (gestor de tiempo) y organizar sus tareas (gestor de tareas). Sigue los pasos de arriba hacia abajo; cada uno se apoya en el anterior.

¿Qué es cada cosa?

• Gestor de tiempo: registra cuánto tiempo dedica cada persona a cada cliente / proyecto / actividad (con cronómetro o a mano). Alimenta los reportes de tiempo, costo y precio.
• Gestor de tareas: organiza el trabajo en tareas (en listado o tablero Kanban), las asigna a responsables y las mueve por etapas.

Los dos se apoyan en la misma base: primero defines Clientes, Servicios y Proyectos; sobre eso ya puedes crear tareas y registrar tiempo.

El orden de configuración (resumen)

Paso 0 · Requisitos previos

• Empleados creados y con la casilla “Gestor de tiempo” activada en su ficha, para que puedan registrar tiempo y ver tareas. Ver Administrar empleados.
• Grupos o departamentos y Cargos definidos (organizan a las personas y se usan al crear servicios).
• Opcional: Perfiles de roles si quieres limitar qué ve cada quién.

Paso 1 · Crear los Clientes

Menú Gestor de tiempo → Clientes.

1. Pulsa CREAR.

   

2. Escribe el nombre del cliente (obligatorio). El NIT/identificador es opcional.

   

3. Opcional: marca “Proyecto obligatorio” si quieres que, al registrar tiempo o crear tareas para ese cliente, haya que elegir un proyecto sí o sí.
4. Pulsa GUARDAR.

Paso 2 · Crear los Servicios

Menú Gestor de tiempo → Servicios (tu catálogo de lo que ofreces).

1. Pulsa CREAR SERVICIO.

   

2. Escribe el Nombre del servicio (obligatorio).

   

3. Si tu empresa usa tipos de servicio, elígelo (se configuran en Configuración).
4. Elige el Grupo o departamento responsable (obligatorio).
5. Opcional: Código y Orden. Pulsa GUARDAR.

Paso 3 · Tipos de actividad (opcional pero recomendado)

En Tipos de actividad defines categorías para clasificar el tiempo (ej. Reunión, Desarrollo, Soporte). Así los reportes muestran en qué se va el tiempo, no solo en qué proyecto.

Paso 4 · Crear los Proyectos

Menú Gestor de tiempo → Proyectos (el trabajo concreto para un cliente).

1. Pulsa CREAR. Se abre Crear Proyecto.

   

2. Escribe el nombre y, si quieres, elige un color para reconocerlo.

   

3. Selecciona el Cliente en el buscador.
4. Indica Fecha inicio y Fecha fin (traen la fecha de hoy).
5. Opcional: Horas estimadas (totales y mensuales), Centro de costo, y Actividad obligatoria si quieres exigir actividad en cada tarea.
6. Elige la Visibilidad: Privado (solo quien tenga acceso) o Público (todos los empleados con Gestor de tiempo). Pulsa CREAR.

Paso 5 · Crear y asignar Tareas

Menú Gestor de tiempo → Tareas. Dos formas:

• Tarea rápida (botón +): para crear varias de una, solo con el título.
• Tarea detallada (crear tarea): formulario completo. Lo único obligatorio es el Título; además puedes poner Proyecto (cliente/proyecto/actividad), Responsables, Etapa (columna del Kanban), Estado y fechas.

  

Cambia de vista entre Tabla y Kanban (arriba), y mueve las tareas de etapa arrastrándolas. Puedes comentar y adjuntar archivos, y crear tareas recurrentes.

Paso 6 · Registrar el tiempo

Cada persona registra su tiempo en Registrar tiempo (o desde una tarea):

1. Cronómetro: elige cliente / proyecto / actividad y pulsa play; al terminar, stop.
2. Desde una tarea: inicia el cronómetro directamente sobre la tarea en la que está trabajando.
3. Manual: si olvidó el cronómetro, registra el tiempo a mano indicando inicio y fin.

Paso 7 · Ver los resultados

En Reportes ves todo el tiempo registrado: elige el tipo de reporte y el periodo, agrupa por proyecto / empleado / actividad (hasta 3 niveles), revisa costo y precio de venta y exporta a Excel.

Lista de verificación · ¿ya rodó?

El “panel de tareas” es el tablero Kanban donde el equipo ve y mueve sus tareas por columnas. Configurarlo tiene dos niveles: las etapas (las columnas) se definen en cada proyecto, y los tableros/vistas (filtros guardados) se arman en la pantalla de Tareas. Aquí está todo, paso a paso.

¿Dónde está el panel?

Menú Gestor de tiempo → Tareas. Arriba puedes cambiar entre la vista Tabla (lista) y la vista Kanban (tablero por columnas). Las columnas del Kanban son las etapas del proyecto.

1 · Configurar las etapas (las columnas del tablero)

Las etapas se definen dentro de cada proyecto, no en la pantalla de Tareas:

1. Ve a Gestor de tiempo → Proyectos y haz clic en el nombre del proyecto para entrar a su detalle.

   

2. Abre la pestaña Etapas y crea las fases por las que pasa el trabajo, en orden (ej. Pendiente → En curso → En revisión → Terminado). Cada etapa será una columna del Kanban.

   

3. Guarda. Las tareas de ese proyecto ya se podrán organizar en esas columnas.

2 · Crear y guardar un tablero (vista)

Para que cada quien tenga su tablero listo sin filtrar a mano cada día:

1. En Tareas, ajusta los filtros (Responsables, Estado, Cliente, Proyecto, Etapa, fecha) y las columnas a tu gusto, y pulsa APLICAR FILTRO.
2. Usa el botón de guardar vista/tablero en la barra superior.
3. Elige si la vista es privada (solo tuya) o pública (compartida con el equipo).
4. La próxima vez la eliges en el selector de tableros (arriba) y aparece tal cual la dejaste.

3 · Trabajar el tablero (mover tareas)

• Vista Kanban: arrastra la tarjeta de una columna (etapa) a otra; la etapa queda guardada.
• Vista Tabla o dentro de la tarea: abre la tarea y cambia el campo Etapa, luego guarda.

4 · Estados de la tarea (no confundir con etapas)

Además de la etapa (la columna), cada tarea tiene un estado:

Reutilizar la configuración (plantillas)

Si vas a repetir el mismo tipo de proyecto con las mismas etapas y actividades, desde el detalle del proyecto pulsa CREAR PLANTILLA. Luego, al crear un proyecto nuevo desde esa plantilla, ya viene con el tablero (etapas y actividades) armado.

Lista de verificación

Esta es la guía completa para dejar a una persona nueva totalmente lista para ser medida por Nivelar: desde tener su cargo, su grupo y su jornada, hasta crear su empleado, instalar el agente en su computador y vincular ambos. Sigue los pasos en orden; cada uno se apoya en el anterior.

El orden de un alta nueva (resumen)

Paso 1 · Ten listos el cargo y el grupo

• El Cargo es el puesto de la persona (Auxiliar contable, Revisor, etc.). Es informativo: clasifica y ayuda a leer los informes, pero no controla permisos.
• El Grupo o departamento organiza a la gente como en tu empresa (Contabilidad, Revisoría…). Es clave: en Nivelar los informes, los permisos, los calendarios y las novedades se manejan por grupo.

Para crear cualquiera de los dos: pulsa Crear, escribe la Descripción (el nombre) y Guarda.

Paso 2 · Ten lista la jornada (calendario laboral)

El Calendario laboral le dice a Nivelar en qué horario se espera que trabaje la persona; es la base contra la que se mide el cumplimiento y la productividad.

1. En Calendario laboral pulsa Crear calendario, ponle Nombre (ej. "Horario estándar") y Guarda.
2. Con Administrar calendario laboral agrega las franjas de cada día (Hora inicio / Hora fin). Si hay almuerzo, crea dos franjas el mismo día (ej. 7:30–13:00 y 14:00–18:00).
3. Usa Clonar horas para replicar un día "tipo" al resto de la semana.

Paso 3 · Crea el empleado

En Empleados → Administrar empleados. Cada empleado que creas consume una licencia (arriba ves tus licencias compradas, activas y disponibles).

1. Pulsa Nuevo empleado. Se abre la pestaña Información general.

   

2. Diligencia Cédula, Nombre y Apellido (la cédula es única y es el usuario de acceso por defecto).

   

3. Elige el Cargo, el Grupo y la Jornada laboral que dejaste listos (o créalos ahí mismo).
4. Escribe el Email (sirve para enviarle alertas).
5. Ajusta el Tiempo de inactividad (ver tip) y el Test de tasa de descarga si lo usas.
6. Si usará el módulo de tareas/registro de tiempo, marca Gestor de tiempo; si lidera un equipo, marca Supervisor. al marcar Gestor de tiempo aparecen Usuario, Contraseña, Responde a, Responde a principal y Perfil de usuario
7. Pulsa Guardar. el empleado queda creado y aparece en la lista

Paso 4 · Instala el agente en su computador

El agente es el programa que mide el tiempo, los programas, las páginas web y (si lo activas) las capturas. Sin agente, ese equipo no reporta nada. El detalle completo está en Instalar el agente; en resumen:

1. Dato clave previo: instala el agente dentro de la sesión de Windows de la persona que será monitoreada (no la del técnico). Confirma con whoami en CMD el nombre del equipo y el usuario de sesión.
2. Descarga el instalador desde el ícono de Descargar la última versión de la plataforma, desactiva temporalmente la protección en tiempo real del antivirus y descomprime el .zip fuera de la raíz del C:.
3. Ejecuta el instalador como administrador y espera a que cada archivo quede con su OK.
4. Verifica que exista la carpeta C:\Nivelar y que corran los procesos captsinc y captura; crea las exclusiones en el antivirus y reactívalo.

Paso 5 · Asocia el equipo a la persona

"Asociar" es amarrar ese computador con el empleado que lo usa; la clave que los une es el usuario de sesión de Windows. Esta guía resume el flujo; el detalle está en Asociar un equipo a un empleado.

1. En Empleados → Administrar empleados, abre el menú de acciones de la persona (icono de lista al final de la fila).
2. Elige Asignar equipo.
3. En la lista de equipos sin asignar, elige el que corresponde (guíate por el usuario de sesión, el nombre del equipo y el serial) y pulsa Guardar. el equipo pasa a Asociado y queda amarrado a esa persona

Paso 6 · Verifica que ya se está midiendo

Espera 1 o 2 minutos y confirma:

• En Empleados → Resumen diario: que a la persona ya le aparezca la primera/última conexión y el tiempo reportado.
• En Lista de equipos: que el equipo figure como Asociado, con esa persona en "Pertenece a".
• En la ficha del empleado: que tenga grupo, cargo y jornada correctos.

Dudas frecuentes

El objetivo de esta guía es que el porcentaje de productividad de tus informes refleje de verdad a tu firma: primero clasificas los programas y páginas (qué es productivo, qué no y qué es indiferente) y luego decides, con la fórmula, cómo se combinan esos tiempos. Las dos cosas trabajan juntas.

Cómo se conectan las piezas

Paso 1 · Clasifica los programas y las páginas

Cada programa o URL nuevo nace Sin clasificar. Tú le dices qué es:

La forma más práctica es clasificar por grupo y copiar:

1. Ve a Grupos, entra al grupo que quieres configurar y elige Clasificar programas.
2. Marca todos como Autorizado desde una fecha (ej. 1.º de enero) y luego cambia a No autorizado los que no deban usarse.
3. Repite con la pestaña Url para las páginas web.
4. Pulsa Guardar todas las clasificaciones.
5. Para los demás grupos, usa Copiar para traer esa clasificación como modelo y ajustar solo lo que difiera.

Paso 2 · Arma la fórmula de productividad

En Configuración (⚙) → Productividad. La fórmula se construye arrastrando variables y operadores, sin escribir nada técnico. Tiene un numerador (arriba, lo que premias) y un denominador (abajo, entre lo que se divide), separados por la línea de la fracción.

Algunas variables que vienen de tu clasificación y de la jornada:

1. Decide tu numerador (ej. el tiempo autorizado) y arrastra esa variable al recuadro de arriba.
2. Agrega operadores (+ − × ÷) o paréntesis si necesitas combinar varias variables.
3. Arrastra al denominador (abajo) lo que va bajo la línea (ej. Horas laborales o Tiempo Total).
4. ¿Te equivocaste con un bloque? Haz clic sobre él dentro de la fracción para eliminarlo.
5. Pulsa Calcular para validar (muestra la fórmula y un ejemplo con valores de muestra) y luego Guardar.

Fórmula general o por grupo

La fórmula que armas en Configuración es la general de la empresa. Si un grupo o departamento necesita un cálculo distinto, se define desde el módulo de Grupos (opción de fórmula de cada grupo), con un constructor equivalente. Cuando un grupo tiene fórmula propia, esa prevalece sobre la general para sus integrantes.

El papel de las categorías de navegación

Las Categorías de navegación (Redes sociales, Seguros, etc.) sirven para agrupar y medir cuánto tiempo y cuántas veces se entra a cierto tipo de páginas en los informes. No hacen que algo sume o reste por sí solas: para eso usa la Clasificación. Son dos herramientas complementarias.

Verificación

• Al día siguiente (si clasificaste retroactivo), abre el Resumen diario y confirma que los programas aparecen con la clasificación correcta y la productividad refleja el cambio.
• En las gráficas del Inicio y en informes como el Informe Consolidado, revisa que el reparto Autorizado / No autorizado / Neutral / Sin clasificar tenga sentido para tu firma.

Dudas frecuentes

El objetivo de esta guía es que sepas leer el tiempo muerto de tu equipo, fijar bien el umbral de inactividad y evitar falsos positivos (sobre todo las videollamadas), para que la inactividad que ves sea real y no un problema de configuración.

Qué es la inactividad y de dónde sale

El agente registra continuamente la actividad de mouse y teclado. Cuando pasan los segundos configurados sin movimiento, ese lapso se cuenta como inactivo. El Informe de Inactividad (Tiempos Muertos) agrupa esos lapsos, día por día y por empleado, en seis rangos:

Paso 1 · Consulta e interpreta el informe

1. Entra por el menú a Informes → Informe de Inactividad.
2. Elige un Grupo (por defecto Todos) o busca a una sola persona en Buscar Empleado.
3. Define Fecha y Fecha fin (si no eliges, trae el día de ayer) y pulsa Buscar.
4. Decide qué franja medir con los botones Jornada Laboral (solo dentro del horario asignado) o Todo el tiempo (desde que enciende hasta que apaga, sin importar el horario).

Para saber qué pasó realmente en una pausa, haz clic sobre cualquier celda de rango (o sobre Total inactividad): se abre el detalle con el programa/ventana, la hora de inicio y fin y los tiempos. Así distingues una pausa real de una mal configurada.

Paso 2 · Fija bien el umbral de inactividad (por empleado)

El umbral es el tiempo de gracia que Nivelar le da a la persona cuando deja de usar mouse y teclado. Se configura en la ficha del empleado, en Administrar empleados, campo Tiempo de inactividad.

1. Abre la ficha de la persona con Ver / Editar.
2. Ajusta el Tiempo de inactividad (viene en 10 s por defecto).
3. Pulsa Guardar.

Paso 3 · Evita el falso positivo de las videollamadas

En una reunión por video la persona está trabajando aunque no mueva mouse ni teclado. Si no lo configuras, esas videollamadas aparecen como tiempos muertos falsos y bajan la productividad de forma artificial. Se corrige en Clasificación de programas:

1. En Clasificar programas, busca el programa de reunión (ej. MS Teams.exe) o su URL (Google Meet, Zoom).
2. En el menú ⋮ de esa fila, pulsa Gestión de inactividad.
3. Indica que el tiempo en ese programa se cuente como activo.
4. Pulsa Guardar y repite con cada herramienta de videollamada que uses.

Paso 4 · Registra las ausencias justificadas como novedad

Un permiso, incapacidad o vacaciones bien registrado evita que esos lapsos aparezcan como tiempo muerto injustificado dentro de la jornada. Se hace en Novedad de calendario, donde registras las ausencias y excepciones para que esos días no penalicen la productividad ni el cumplimiento de jornada.

Verificación

• Al sumar los seis rangos, deben coincidir con la columna Total inactividad de esa fila.
• Al cambiar entre Jornada Laboral y Todo el tiempo, los números varían de forma coherente.
• Tras configurar las videollamadas, vuelve a abrir el detalle de esas pausas: ya no deben contarse como inactivas.

Dudas frecuentes

Que Nivelar te avise solo cuando pasa algo que te interesa (incumplimiento de jornada, exceso de inactividad, no conectarse, etc.) por correo o WhatsApp, sin que tengas que entrar a la plataforma a revisar. Aquí tienes el flujo de punta a punta para montar una alerta.

1 · Antes de crear la alerta

Para que la alerta tenga datos reales que vigilar y se la puedas aplicar a la gente correcta, conviene tener listo:

2 · Crear la alerta (asistente de 5 pasos)

Ve a Alertas y pulsa Crear alerta. Se abre un asistente; avanzas con Siguiente.

1. Paso 1 · General: escribe el Nombre (ej. "Incumplimiento de jornada laboral") y, si quieres, una Descripción.
2. Paso 2 · Tipo de alerta: elige qué situación vigilar (inicio tarde, fin temprano, inactividad por rangos de minutos, sin conexión, tiempo en programas no autorizados, visita a una categoría de navegación, no reportar horas, etc.).
3. Paso 3 · ¿De quién?: marca Empleados (uno o varios) o cambia a Grupos para aplicarla a un departamento completo.
4. Paso 4 · Periodo: sobre qué rango se mide — El mismo día, El día anterior, Los anteriores X días o El mismo día menos X días. para puntualidad/inactividad, el periodo recomendado es "el día anterior"
5. Paso 5 · Notificación: marca cómo enviarla (Correo, WhatsApp y/o Notificar empleado), llena los destinatarios y elige la hora y los días de envío. Si no marcaste "Notificar empleado", pulsa Guardar.
6. Paso 6 (solo si marcaste "Notificar empleado"): redacta el Asunto y el Cuerpo del correo que recibirá la persona y pulsa Guardar.

3 · El periodo "día anterior" (lo recomendado)

4 · A quién le llega

• Correo: puedes agregar varios correos (escribe cada uno y pulsa Agregar). Útil para gerencia, directores o jefes de área.
• WhatsApp: selecciona el país e indica el número de celular. Solo un WhatsApp por alerta.
• Empleado: si activas "Notificar al empleado", el aviso llega al correo configurado en su perfil, como llamado de atención preventivo.

5 · Tipos de alerta más usados

6 · Dudas frecuentes

Frente al ocio en horario laboral tienes dos decisiones distintas: impedir el acceso a ciertas webs, o solo medir cuánto tiempo se pasa en ellas. Esta guía te ayuda a elegir y a configurar la herramienta correcta, porque en Nivelar son módulos separados que no se mezclan.

1 · Tres herramientas, tres propósitos (no confundir)

2 · Opción A · IMPEDIR el acceso (Bloquear páginas web)

Cuando no quieres que entren, punto.

1. Ve a Bloquear páginas web y pulsa Crear.
2. Escribe el Nombre de la regla (ej. "Comercio").
3. Escribe la página y pulsa Agregar regla; repite por cada URL. formato correcto: www.mercadolibre.com, sin https:// ni http://
4. Indica a quién aplica: selecciona empleados y/o grupos (puedes combinar un grupo entero con personas sueltas).
5. Pulsa Guardar.

3 · Opción B · solo MEDIR (Categorías de navegación)

Cuando no quieres prohibir, pero sí saber cuánto tiempo se va en redes sociales, comercio, series, etc.

1. Ve a Programas → Categorías de navegación y pulsa Crear Categoria.
2. Escribe el nombre del grupo (ej. "Redes sociales") y pulsa Aceptar. La categoría nace vacía, con Tipo de Búsqueda: URL.
3. En su fila, pulsa el botón azul url/proceso. Con el buscador "Buscar Proceso…" agrega cada página (ej. instagram.com).
4. Pulsa Guardar. no hay límite de páginas por categoría ni de categorías

4 · Para que el ocio reste en productividad (Clasificación)

Medir no cambia el porcentaje de productividad; para eso hay que clasificar.

1. Ve a Clasificación de programas y abre la pestaña Url (las páginas web).
2. Sobre la página, usa el menú ⋮ → Clasificar y márcala como No autorizado (o Neutral / Autorizado según el caso).
3. Si quieres que aplique al pasado, indica la fecha desde (clasificación retroactiva) y pulsa Guardar todas las clasificaciones.

5 · Dónde se ven los resultados

Lo que mides y lo que clasificas se lee, sobre todo, en el Informe Consolidado, que reúne en una pantalla y para un rango de fechas:

• Tiempo de conexión por clasificación — cuánto tiempo cayó en Autorizado / No autorizado / Neutral / Sin clasificar (aquí ves el peso del ocio que clasificaste).
• Categorías de Navegación — una columna por cada categoría que definiste, con el tiempo e interacciones (aquí ves cuánto tiempo en "Redes sociales", etc.).

6 · Dudas frecuentes

Detectar quién incumple su horario —llega tarde o sale temprano— y dejar montado el seguimiento para que Nivelar te lo avise solo. El flujo encadena tres cosas: tener la jornada bien aplicada, revisar los informes de cumplimiento, y automatizarlo con una alerta.

1 · La base: la jornada bien aplicada

Nivelar solo sabe si alguien llegó tarde si conoce a qué hora debía llegar. Esa hora sale del calendario laboral.

1. Crea el calendario y defínele los días y franjas (con sus breaks).
2. Aplícalo a la persona, al grupo o a toda la empresa: crear el calendario no basta, hay que aplicarlo.
3. Verifica en Administrar empleados que la jornada del empleado muestre el horario correcto por día.

2 · Revisar a mano quién incumple

Tienes tres informes, de mayor a menor detalle, todos en modo Jornada Laboral (es el que compara contra el horario):

3 · El camino corto en Horario laboral

1. Entra a Horario laboral, elige el grupo (o un empleado) y el rango de fechas.
2. En Excluir días marca los que no cuentan (p. ej. sábado y domingo).
3. Asegúrate de estar en Jornada Laboral (las columnas Tiempo esperado y ¿Cumplió Horario? solo aparecen en ese modo) y pulsa Buscar.
4. Con el selector superior derecho elige No Cumplió Horario Laboral para ver de una sola vez solo los días de incumplimiento.
5. Al pie, los totales Veces Tarde y Veces Temprano te resumen el alcance.

4 · Antes de regañar: descarta falsos incumplimientos

5 · Automatizarlo: una alerta de "no cumplen la jornada"

Para no entrar a revisar todos los días, deja una alerta que te avise sola.

1. En Alertas, pulsa Crear alerta y nómbrala (ej. "Incumplimiento de jornada laboral").
2. En Tipo de alerta, elige No cumplen la jornada laboral (detecta a quienes iniciaron tarde o terminaron temprano).
3. Aplícala a un grupo completo o a empleados concretos.
4. En Periodo, elige El día anterior para una métrica completa.
5. En Notificación, marca Correo y/o WhatsApp, agrega los destinatarios y fija la hora y los días de envío. Pulsa Guardar.

6 · Resumen del flujo

Habilitar las capturas de pantalla y saber dónde consultarlas. Importante: las capturas se activan en las propiedades del equipo (campo Sincroniza Foto), es decir por equipo/computador, no por empleado. Luego se revisan en el visor de Capturas de pantalla. En lenguaje sencillo.

1 · Qué hace esta función

El agente toma una imagen de la pantalla del empleado cada 2 minutos mientras el equipo está activo. Esas imágenes quedan guardadas y se consultan después desde el informe de Capturas de pantalla, para verificar visualmente qué estaba haciendo la persona en un momento concreto.

2 · Requisitos previos

3 · Activar las capturas en las propiedades del equipo

Las capturas se activan por equipo (el computador), no en la ficha del empleado.

1. Ve a Equipos y Programas → Lista de equipos.
2. Sobre el equipo de la persona, abre Actualizar Equipo (sus propiedades).
3. En el campo Sincroniza Foto elige SÍ para activar (o NO para desactivar). Aquí también puedes registrar Tipo de equipo, Placa de inventario, Marca, Modelo y Serial.
4. Pulsa Guardar. desde ese momento ese equipo empieza a sincronizar las capturas

4 · Consultar las capturas en el visor

1. Entra por el menú a Informes → Capturas de pantalla.
2. Selecciona el empleado en Buscar Empleado (es obligatorio).
3. Si quieres, escribe un Proceso (nombre de programa, ej. code) para ver solo las capturas tomadas mientras usaba ese programa.
4. Indica el período: Fecha inicio con su hora y Fecha fin con su hora.
5. Pulsa Buscar. aparece la galería de miniaturas con la fecha y hora de cada captura

5 · Ver una captura en grande y cargar más

1. Haz clic sobre cualquier miniatura para abrirla en grande y ver con detalle qué había en pantalla.
2. Para ver más imágenes, pulsa Cargar más imágenes al final de la galería; se irán añadiendo en orden hasta la hora que quieras revisar.

6 · Verificación

Sabrás que quedó bien cuando, al buscar por esa persona y ese período, aparezcan miniaturas con la fecha y hora dentro del rango pedido, y al ampliarlas se vea el contenido de su pantalla.

7 · Dudas frecuentes

Volver a habilitar el correo o WhatsApp de alguien que dejó de recibir las alertas porque se dio de baja. Aquí ves por qué un destinatario entra a la lista negra y cómo quitarlo desde Configuración → Listas negras. En lenguaje sencillo.

1 · Por qué deja de llegar una alerta

La primera vez que se crea una alerta, Nivelar le envía al destinatario un aviso con un enlace para darse de baja. Si la persona pulsa “no deseo recibir estas notificaciones”, su correo o WhatsApp queda en la Lista negra y deja de recibir alertas, aunque la alerta siga configurada.

2 · Quitar a alguien de la lista negra

1. Ve a Configuración → Listas negras (la tarjeta Lista Negra Contactos dentro de Configuración).
2. Ubica el correo o el WhatsApp de la persona en la lista.
3. Pulsa Eliminar y confirma. vuelve a recibir las notificaciones

3 · Verificación

Sabrás que quedó listo cuando ese correo o WhatsApp ya no aparezca en Configuración → Listas negras. A partir de la siguiente ejecución de la alerta volverá a recibir el aviso.

4 · Dudas frecuentes

Dejar operando a un cliente nuevo de principio a fin: lo creas, le abres su proyecto y le aplicas una plantilla para que el proyecto nazca ya con sus actividades, etapas y tareas armadas, sin cargarlas a mano. En lenguaje sencillo.

El orden de un vistazo

0 · Requisitos previos (lo deja listo el administrador)

Para que el montaje sea de unos minutos y no de una tarde, conviene tener antes:

1 · Crear el cliente

Menú Gestor de tiempo → Clientes.

1. Pulsa CREAR.
2. Escribe el nombre del cliente (obligatorio). El NIT/identificador es opcional y solo te sirve a ti para reconocerlo.
3. Opcional: marca “Proyecto obligatorio” (para tracker y/o para tareas) si quieres que, al registrar tiempo o crear tareas de este cliente, haya que elegir un proyecto sí o sí.
4. Pulsa GUARDAR. el cliente aparece de inmediato en la lista

2 · Crear su proyecto desde la plantilla

Menú Gestor de tiempo → Proyectos. Aquí está la clave del flujo: no armas el proyecto desde cero, lo sacas de la plantilla.

1. Pulsa CREAR. Se abre la ventana Crear Proyecto.
2. Marca la casilla Usar plantilla y selecciona la plantilla del tipo de cliente. el formulario se rellena con color, horas, visibilidad, actividades…
3. Escribe el nombre del proyecto y selecciona el Cliente que creaste en el paso 1.
4. Indica Fecha inicio y Fecha fin (traen la fecha de hoy).
5. Ajusta lo que la plantilla no trae fijo (horas estimadas, centro de costo) y pulsa CREAR. el proyecto nace con las actividades, etapas y tareas de la plantilla

3 · Revisar y ajustar el proyecto

Haz clic en el nombre del proyecto para entrar a su detalle y confirmar que la plantilla cargó bien:

• Actividades: que estén las que esperabas (puedes añadir o quitar). Si faltaron, usa Cargar actividades para traerlas de una plantilla.
• Etapas: las columnas del tablero (ej. Pendiente → En curso → Terminado).
• Acceso: las personas y grupos que verán y trabajarán el proyecto, sobre todo si es Privado.

Si todo está bien, el cliente ya quedó operando: su equipo puede crear y trabajar tareas y registrar tiempo sobre este proyecto.

¿Cómo sé que quedó bien?

Dudas frecuentes

Buena parte del trabajo contable se repite con un ritmo fijo: IVA, conciliaciones, informes, nómina. En vez de crear esas tareas una y otra vez, configuras la recurrencia una sola vez y Nivelar genera las copias solas, con la periodicidad que indiques. En lenguaje sencillo.

¿Qué es una tarea recurrente?

Es una tarea que genera copias automáticamente según un patrón (por ejemplo, todos los lunes, o cada mes el día 15). Tú la armas una vez con su título, proyecto y responsables, y le defines cada cuánto se repite; el sistema crea las repeticiones por ti.

1 · Crea la tarea base

Menú Gestor de tiempo → Tareas.

1. Pulsa crear tarea para abrir el formulario completo.
2. Escribe el Título (ej. "Declaración de IVA") — es el único campo obligatorio.
3. Completa lo que aplique: Proyecto (cliente/proyecto/actividad), Responsables, Etapa y el Tiempo Total estimado.
4. Guarda la tarea.

2 · Programa la recurrencia

1. Abre la tarea y ve a la pestaña Tareas recurrentes.
2. Marca Programar recurrencia.
3. En Repetir cada indica cada cuántas unidades, y elige el tipo de frecuencia (ver tabla):

   

4. Indica desde cuándo y hasta cuándo repetir: puedes usar las fechas de inicio/fin del proyecto o fechas específicas.
5. Verás un resumen del tipo "Tiene lugar cada semana los lunes… desde… hasta…". Guarda.

3 · Combínalas con las plantillas (opcional)

Si las mismas tareas recurrentes se repiten en muchos clientes (todos tienen su IVA, su conciliación, su informe), no las programes cliente por cliente: déjalas dentro de una plantilla de proyecto. Cada proyecto nuevo creado desde esa plantilla nace ya con esas tareas predefinidas, listas para programarles la recurrencia.

4 · Que te avisen antes del vencimiento

La recurrencia genera las tareas, pero para que nadie pierda de vista la fecha límite, súmale avisos de vencimiento:

1. Ve a Alertas → Alertas de tareas y pulsa Crear.
2. Define a qué tareas aplica (a todas o con un filtro, por ejemplo las de un cliente o las que digan "IVA").
3. Agrega los avisos: cuántos días antes del vencimiento y a qué hora recordar (ej. 2 días antes a las 08:00).
4. Elige los destinatarios (Responsables, Superior, usuarios concretos o WhatsApp) y guarda.

Dudas frecuentes

Crear un molde de actividades, responsables y frecuencias que sirva para todos los clientes de un mismo servicio. En vez de armar cada proyecto desde cero, defines una vez la plantilla del servicio (ej. Contabilidad mensual) y la aplicas a cada cliente. En lenguaje sencillo.

La idea en una frase

Si haces el mismo tipo de trabajo para muchos clientes, ese trabajo tiene siempre las mismas actividades y etapas. Captúralas una sola vez en una plantilla y reutilízala: cada cliente nuevo del servicio arranca con todo precargado.

0 · Antes de armar la plantilla

1 · Crear la plantilla del servicio

Menú Configuración → Proyectos Plantilla. Dos caminos:

• Desde cero: escribe un nombre en Nombre para plantilla, pulsa CREAR PLANTILLA y configúrala por dentro.
• Desde un proyecto que ya funciona: abre el detalle de ese proyecto, pulsa CREAR PLANTILLA, ponle nombre y confirma. copia actividades, etapas, campos y accesos del proyecto

2 · Definir el molde (el contenido reutilizable)

Dentro de la plantilla configura lo que se repetirá en todos los clientes del servicio:

3 · Aplicar la plantilla a varios clientes

Esta es la parte que rinde: la misma plantilla, muchos clientes. Por cada cliente del servicio:

1. Ve a Gestor de tiempo → Proyectos y pulsa CREAR.
2. Marca Usar plantilla y selecciona la plantilla del servicio. el formulario se rellena con la configuración de la plantilla
3. Cambia solo nombre, cliente y fechas, y pulsa CREAR.
4. Ajusta el 20% propio de ese cliente (alguna actividad extra, un responsable distinto).

¿Cómo sé que quedó bien?

Dudas frecuentes

Saber si un cliente te deja utilidad: comparar lo que cuesta el tiempo que tu equipo le dedica contra lo que le facturas. Aquí tienes el flujo completo, de principio a fin, con lo que debe estar configurado antes para que las cuentas salgan. En lenguaje sencillo.

1 · La idea en una frase

La rentabilidad de un cliente o proyecto es el resultado de esta resta:

2 · Requisitos previos (sin esto las cifras no cuadran)

3 · Que cada empleado tenga bien su costo por hora

1. Ve a Administrar empleados y abre la ficha de la persona.
2. Verifica que tenga registrada su tarifa: el costo por hora (lo que te cuesta su tiempo) y, si lo usas, el precio de venta por hora (a cuánto facturas su hora).
3. Guarda. de aquí toman los reportes el costo y el precio de cada hora trabajada

4 · Que el equipo registre el tiempo en las tareas

El insumo de todo el cálculo son los trackeos: el tiempo que cada persona imputa a su trabajo (ver Registrar tu tiempo).

1. Al trabajar, la persona arranca el cronómetro (▶) eligiendo cliente, proyecto y actividad, y lo detiene (■) al terminar; o registra el tiempo manualmente.
2. Cada trackeo queda amarrado a ese cliente y proyecto, con la duración real.
3. Para que el tiempo siempre quede asignado, en el cliente puedes activar Proyecto obligatorio: así nadie registra horas "sueltas" sin proyecto.

5 · Leer la rentabilidad en los Reportes de tiempo

1. Entra a Reportes de tiempo y deja el tipo Reporte de Tiempo en la vista Resumen.
2. En tipo de fecha elige Fecha de ejecución (cuándo se trabajó realmente) y fija el rango que quieres analizar (por ejemplo, el mes).
3. En Agrupar por elige Cliente; opcionalmente anida un segundo nivel por Proyecto (Cliente → Proyecto) para bajar el detalle.
4. Lee, para cada fila, el Total (horas), el Total Costo y el Total Precio Venta. si no ves las columnas de costo/precio, es que tu rol no tiene permiso para verlas
5. Haz clic en una fila de cliente para expandir y ver el desglose por proyecto.

Para mirarlo enfocado en un proyecto concreto, cambia el tipo a Reporte de Proyecto: trae las horas, el costo y el precio de venta de ese proyecto en un solo lugar.

6 · Cómo interpretar si es rentable

Dudas frecuentes

Una checklist mensual para revisar de un tirón dos cosas: cómo se comportó tu equipo (cumplimiento y productividad) y si cada cliente te dejó utilidad (rentabilidad). Combina los informes de monitoreo con los Reportes de tiempo del gestor. Sigue los pasos en orden. En lenguaje sencillo.

Antes de empezar: deja las novedades al día

Es el paso cero, y el que más distorsiona las cifras si se olvida: registra todas las ausencias del mes (permisos, incapacidades, vacaciones) en Novedad de calendario y que estén aprobadas.

Paso 1 · Panorama del equipo · Informe General

1. Entra a Informe General, elige grupo (o Todos), pon el rango del mes y pulsa Buscar.
2. Mira la torta de clasificación: si hay mucho No autorizado o Sin clasificar, revisa primero el Top 10 de programas (a menudo es un programa mal clasificado, no la gente).
3. Revisa el ranking de Personal con más productividad para ver quién quedó arriba.

Paso 2 · Detalle por persona · Informe Consolidado

1. Entra a Informe Consolidado, elige grupo y el rango del mes, y pulsa Buscar.
2. Bloque 1 (clasificación): revisa fila por fila el reparto del Tiempo Total. Un Tiempo Total muy bajo apunta a una novedad sin registrar (vuelve al paso cero).
3. Bloque 2 (tiempos muertos): mira la columna Más de 1 hora; haz clic en una celda para ver día, programa y horario de cada pausa larga.
4. Si las pausas largas caen en reuniones (Meet, Teams, Zoom), corrige la clasificación de esos programas para que no cuenten como inactivos.

Paso 3 · Reconocer al equipo · Escalafones

1. Entra a Escalafones, marca los grupos, fija el periodo del mes y pulsa Buscar.
2. Revisa los podios de Top cumplimiento de jornada, Top menor tiempo muerto y Top uso de programas autorizados para reconocer a tu mejor gente.

Paso 4 · Rentabilidad por cliente · Reportes de tiempo

Ahora la parte de plata: cuánto dejó cada cliente (ver el flujo completo en Medir la rentabilidad de un cliente o proyecto).

1. Entra a Reportes de tiempo, tipo Reporte de Tiempo, vista Resumen.
2. Tipo de fecha Fecha de ejecución y rango del mes.
3. Agrupar por Cliente (puedes anidar Cliente → Proyecto).
4. Compara, en cada cliente, el Total Costo contra el Total Precio Venta: donde el costo se acerque o supere al precio de venta, ese cliente no está dejando utilidad. las columnas de costo/precio solo salen si tu rol tiene permiso

Paso 5 · Cerrar y dejar registro

1. Exporta a Excel los informes que quieras archivar como soporte del mes (Consolidado, Reportes de tiempo, etc.).
2. Anota los clientes sin utilidad para renegociar tarifa o ajustar las horas que consumen.
3. Anota las personas a revisar (tiempos muertos altos, bajo cumplimiento) para conversar con cada una.

La checklist de un vistazo

Habilitar a un jefe para que vea informes y apruebe novedades, pero solo de su(s) grupo(s) a cargo, sin convertirlo en administrador total. En lenguaje sencillo, de principio a fin.

La idea en una frase

En Nivelar los permisos se dan sobre grupos, no sobre personas sueltas. Por eso, dar acceso a un supervisor son dos cosas: marcarlo como tal en su ficha y luego decirle sobre qué grupos manda en Administrar usuarios. Todo esto lo hace el administrador (es el único que puede asignar roles).

1 · Requisitos previos

2 · Marca a la persona como Supervisor (en su ficha)

1. Ve a Empleados → Administrar empleados y abre Ver / Editar en el menú de acciones de la persona.
2. Marca la casilla Supervisor. indica que tiene gente a cargo; luego se le dan los permisos en Usuarios
3. Pulsa Guardar.

3 · Asigna los grupos y los permisos (Administrar usuarios)

Marcar al supervisor no basta: hay que decirle sobre qué grupos manda y qué puede hacer.

1. Ve a Menú → Administrar usuarios y busca al jefe.
2. Elige Asignar grupos y permisos.
3. Marca las acciones transversales que tendrá (administrar grupos, calendario laboral, equipos, empleados, etc.), si aplica.
4. Activa los grupos que tendrá a cargo. al activarlos se habilitan las opciones por grupo
5. Dentro de cada grupo, marca lo que podrá hacer: informes de monitoreo, ver capturas, reportes de gestión de tiempo, ver/crear/editar empleados y, muy importante, las novedades del calendario (es lo que le permite aprobar). Puedes marcar todo el grupo de un clic desde la cabecera.
6. Pulsa Guardar. los permisos quedan asignados al usuario

4 · Si vas a tener varios jefes iguales: crea un perfil

Si tendrás varios supervisores con los mismos permisos, no los configures uno por uno. Crea una sola vez un perfil en Perfiles de Roles y asígnaselo a cada uno.

1. En Configuración → Perfiles de Roles pulsa CREAR.
2. Ponle Nombre (ej. "Supervisor") y, en Módulos del Perfil, activa los permisos que verá (típicamente Ver; y Crear/Editar donde deba registrar). Considera Ver mis datos según el alcance.
3. GUARDAR. Luego, en Administrar usuarios → Asignar grupos y permisos, asígnale ese perfil a cada jefe y elige sus grupos.

5 · Verifica

• En Administrar empleados, la persona aparece con la marca de Supervisor.
• El jefe, al iniciar sesión, ve los informes de su gente y, en Empleados → Autorización de Novedades, puede Aceptar o Rechazar las solicitudes de sus grupos.

Definir las jerarquías de tu empresa para que cada solicitud (permisos, incapacidades, vacaciones y demás novedades) llegue al jefe correcto y la pueda aprobar.

Qué es el organigrama y para qué sirve

El Organigrama dibuja quién responde a quién. Más allá de mostrar la estructura, hace dos cosas clave:

• Visibilidad en cascada: cada jefe ve hacia abajo a su gente y, en cascada, a quienes responden a esa gente.
• Aprobación de novedades: define quién debe autorizar las solicitudes de cada persona.

El organigrama no se dibuja a mano: nace de la ficha del empleado

Se construye con los campos Responde a y Responde a principal de cada persona en su ficha de empleado.

1. Ve a Empleados → Administrar empleados y edita a la persona.
2. En Responde a, elige al jefe (o jefes) a quien le reporta. Una persona puede responder a varios.
3. En Responde a principal, marca cuál de ellos es su jefe directo principal.
4. Pulsa Guardar. La relación se refleja en el organigrama.

Responde a varios vs. Responde a principal

Cómo el organigrama alimenta la aprobación de novedades

Cuando una persona crea una novedad que requiere autorización, la decisión recae en su responsable según el organigrama. En Autorización de Novedades aparece el Usuario aprobador (quién debe decidir) y el Usuario notificado. Quien aprueba es el Responde a principal de la persona; el administrador también puede autorizar.

El organigrama y los permisos van juntos

El organigrama por sí solo no basta para que un jefe vea informes y apruebe: tienes que marcarlo como Supervisor en su ficha y darle permisos sobre sus grupos en Administrar usuarios. Ese paso está detallado en Dar acceso a un supervisor.

Verifica

• Entra al Organigrama y recorre el árbol: la persona debe colgar de su jefe. Puedes pulsar Descargar para guardarlo como imagen (PNG).
• Crea una novedad de prueba que requiera aprobación y confirma, en Autorización de Novedades, que el Usuario aprobador sea el jefe esperado.

Dejar cargados los festivos y días no laborales del año para que Nivelar no exija jornada esos días ni los cuente como incumplimiento, en toda la empresa.

Qué afecta y qué no

Los Festivos y días no laborales aplican a todos los empleados a la vez. Ese día no se exige jornada y no penaliza la productividad ni el cumplimiento. Es lo que evita que un festivo aparezca como "no cumplió".

1 · Cargar los festivos del año

1. Ve a Configuración → Festivos (pantalla "Días festivos y no laborales").
2. Pulsa Crear/Modificar.
3. Selecciona el Año (van desde 4 años atrás hasta 4 años adelante).
4. Selecciona el Tipo: FESTIVO o NO LABORAL. si no eliges, el sistema asume Festivo
5. Aparecen 12 mini-calendarios (uno por mes). Haz clic sobre cada día que quieras marcar; quedan resaltados en azul. Para quitar uno, vuelve a hacer clic.
6. Pulsa Guardar. la ventana se cierra y la tabla se actualiza

Festivo vs. No laboral

• Festivo: los festivos oficiales del calendario nacional.
• No laboral: días en que tu empresa decide no trabajar aunque no sean festivos oficiales (ej. un día de la familia, un cierre administrativo).

2 · Cómo interactúa con el calendario laboral

El calendario laboral (la jornada) dice en qué horario se espera que trabaje cada persona. Los festivos actúan por encima de ese horario: aunque la jornada marque ese día como laboral, al estar cargado como festivo o no laboral Nivelar no lo exige. Así no tienes que tocar las jornadas para cubrir los festivos del año.

3 · Diferencia con un día libre de una sola persona

Esta pantalla es para días que afectan a toda la empresa. Si lo que necesitas es liberar a una persona o un grupo en particular (un permiso, una incapacidad, unas vacaciones o un día libre puntual), no uses Festivos: ve a Novedad de calendario.

Verifica

En la tabla de Festivos, la fila del año muestra el Total de días cargados; al pasar el mouse ves la lista de fechas. Para confirmar el efecto, revisa que esos días no aparezcan como incumplimiento en los informes de jornada de tu gente.

Dar de baja correctamente a quien sale de la empresa, conservando su histórico y recuperando la licencia para reutilizarla con otra persona.

La regla de oro: inactivar, no eliminar

Cuando alguien deja la empresa, lo recomendado es desactivarlo, no borrarlo. Desactivar conserva el histórico de la persona y libera la lógica de licencias; eliminar borra el registro.

1 · Inactivar al empleado

1. Ve a Empleados → Administrar empleados y ubica a la persona.
2. Abre su menú de acciones (icono de lista al final de la fila) y elige Desactivar.
3. Si necesitas dar de baja a varias a la vez, marca sus casillas y usa Acciones masivas → Desactivar.

2 · Qué pasa con su licencia

Cada empleado activo consume una licencia. Al desactivarlo, deja de contar como activo y la licencia queda disponible para reasignarla. Lo confirmas en las tres tarjetas de la parte superior de Administrar empleados: compradas, activas y disponibles.

3 · Qué hacer con su equipo

Si la persona tenía un computador asignado, decide qué pasa con él según lo vayas a reutilizar:

4 · Verifica

• En Administrar empleados, filtra por Estado → Inactivos y confirma que la persona figura ahí.
• Revisa las tarjetas superiores: la cantidad de licencias disponibles debe haber subido.
• Si denegaste su equipo, compruébalo en Lista de equipos (estado Denegado, ya no consume licencia).

Es la pantalla que ves al iniciar sesión: el tablero de gráficas que resume, día a día, cómo se comporta toda tu organización en productividad, cumplimiento de horario, conexión y uso del tiempo y del software. Desde aquí puedes leer el panorama general y luego profundizar grupo por grupo y persona por persona.

¿Qué vas a ver al entrar?

Arriba está la barra de filtros y debajo una cuadrícula con 8 gráficas. Cada gráfica trae un botón de información (i) que muestra una descripción, botones Día / Semana / Mes para cambiar la escala de tiempo, y debajo una tabla con el desglose por grupos o por empleados.

La barra de filtros (paso a paso)

1. Grupos: abre el selector y marca uno o varios grupos (departamentos). Si dejas Todos, ves la empresa completa.
2. Fecha Inicio y Fecha Fin: define el periodo. Puedes retroceder hasta 90 días atrás. si pones un rango mayor a ~2 meses conviene leer en escala Semana o Mes
3. Mostrar grupos / Mostrar empleados: decide si la tabla de cada gráfica desglosa por grupo o por empleado.
4. Pulsa Buscar.

Jornada laboral vs. Todo el tiempo

El selector Jornada laboral / Todo el tiempo cambia el alcance de TODA la pantalla:

• Jornada laboral: solo cuenta lo ocurrido dentro del horario que cada empleado tiene asignado en su calendario laboral (descontando descansos). Es la lectura recomendada para evaluar cumplimiento.
• Todo el tiempo: cuenta desde que se prende/inicia sesión el equipo hasta que se apaga, sin tener en cuenta la jornada. Útil para detectar trabajo por fuera del horario.

Las 8 gráficas y cómo leerlas

Profundizar (de lo general al detalle)

1. Cambia la escala: usa Día / Semana / Mes dentro de cada gráfica para ver la tendencia con más o menos detalle.
2. Entra a un grupo: haz clic sobre el nombre de un grupo en la tabla de cualquier gráfica. Verás los mismos indicadores, pero solo de ese grupo y con el desglose de sus empleados.
3. Entra a un empleado: desde el grupo, haz clic sobre la persona para abrir su Informe por empleado, con todo su comportamiento y el minuto a minuto.
4. Clic sobre un punto/barra: en gráficas como Tiempos muertos o Clasificación de programas, al pulsar un día concreto Nivelar te lleva al detalle de quiénes fueron las personas, en qué programa y cuánto tiempo.

Aquí administras los clientes del Gestor de tiempo: las empresas o personas para las que tu equipo trabaja. Sobre un cliente cuelgan sus proyectos y, finalmente, las tareas y el tiempo trabajado. Crear bien tus clientes es el primer paso para poder reportar y cobrar el tiempo por cliente.

¿Qué vas a ver al entrar?

Una lista con todos los clientes ya creados. Arriba a la derecha tienes el botón CREAR y, a su lado, el botón Importar (con un menú desplegable). Debajo hay un buscador para filtrar y un enlace Limpiar filtros. De cada cliente la lista muestra:

Crear un cliente, paso a paso

1. Pulsa el botón CREAR.
2. Escribe el nombre del cliente (es obligatorio).
3. Si quieres, marca la casilla Proyecto obligatorio. Esto hace que, cuando alguien registre tiempo o cree una tarea para este cliente, el sistema lo obligue a elegir un proyecto.
4. Pulsa GUARDAR. el cliente aparece de inmediato en la lista

Los campos del cliente

Editar un cliente

1. En la fila del cliente, pulsa el ícono de lápiz (Editar).
2. Se abre la ventana Editar Cliente, donde puedes cambiar el Nombre, el NIT y las dos preguntas de "Proyecto obligatorio" (con opciones Sí / No).
3. Pulsa GUARDAR.

Archivar (inactivar) un cliente

1. En la fila del cliente, pulsa el menú de tres puntos.
2. Elige Archivar.
3. Confirma cuando el sistema pregunte "¿Seguro que desea archivar el cliente …?". el cliente queda tachado en la lista

Exportar la lista de clientes a Excel

1. En la cabecera de la tabla pulsa Exportar.
2. Si hay pocos registros, el archivo se descarga directamente en tu computador.
3. Si hay muchísimos registros, el sistema te pedirá un correo electrónico y te enviará el reporte por email cuando esté listo.

Importar clientes en masa (CSV)

Sirve para cargar muchos clientes de una sola vez desde un archivo. Primero descarga la plantilla, llénala y luego súbela.

1. Pulsa el desplegable junto a Importar y elige Descargar plantilla. Se baja un archivo de ejemplo.
2. Abre la plantilla y llena una fila por cliente. No cambies los nombres de las columnas. Guárdala en formato CSV.
3. Vuelve a la pantalla, pulsa Importar, arrastra el archivo o selecciónalo y pulsa SUBIR ARCHIVO.

Las columnas que debe tener el archivo son:

¿Cómo sé que quedó bien?

• Tras crear o importar, el cliente aparece en la lista con su nombre (y su ID si lo pusiste).
• Al crear un proyecto o una tarea, el cliente debe aparecer en el selector de clientes.

Un proyecto agrupa el trabajo que haces para un cliente: una carga de trabajo, un contrato, un periodo, etc. Dentro de cada proyecto viven sus actividades, etapas, campos personalizados y las personas con acceso. Sobre el proyecto se crean luego las tareas y se reporta el tiempo, lo que te permite medir horas estimadas contra horas reales por proyecto.

¿Qué vas a ver al entrar?

La lista de proyectos. Arriba a la derecha: el botón CREAR y, a su lado, el botón Importar. De cada proyecto la lista muestra:

Crear un proyecto, paso a paso

1. Pulsa CREAR. Se abre la ventana Crear Proyecto.
2. Escribe el nombre del proyecto y, si quieres, elige un color (al lado del nombre) para identificarlo de un vistazo.
3. Selecciona el Cliente en el buscador "Clientes".
4. Indica Fecha inicio y Fecha fin (vienen con la fecha de hoy por defecto).
5. Opcional: pon Horas estimadas, Horas estimadas mensuales, Centro de costo y marca Actividad obligatoria si quieres obligar a elegir actividad en cada tarea.
6. Elige la Visibilidad: Privado (solo lo ven las personas con acceso) o Público (lo ven todos los empleados con Gestor de tiempo).
7. Pulsa CREAR. el proyecto aparece en la lista

Los campos del formulario Crear Proyecto

Crear un proyecto usando una plantilla

En vez de configurarlo todo a mano, puedes partir de una plantilla, que precarga actividades, etapas, campos y accesos.

1. Dentro de la ventana Crear Proyecto, marca la casilla Usar plantilla.
2. Busca y selecciona la plantilla. el formulario se rellena con los datos de la plantilla (color, horas, visibilidad, actividades…)
3. Ajusta lo que necesites (nombre, cliente, fechas) y pulsa CREAR.

Las pestañas del proyecto (detalle)

Al hacer clic en el nombre de un proyecto entras a su detalle, donde puedes configurar:

Terminar (archivar) o activar un proyecto

1. En la fila del proyecto, abre el menú de tres puntos.
2. Elige Terminar para archivarlo (se confirma con un aviso) o Activar si estaba terminado.

Importar proyectos en masa (CSV)

1. Junto a Importar, descarga la plantilla, llénala (una fila por proyecto) y guárdala como CSV sin cambiar las cabeceras.
2. Pulsa Importar, sube el archivo y pulsa SUBIR ARCHIVO.

Columnas del archivo de proyectos:

¿Cómo sé que quedó bien?

• El proyecto aparece en la lista con su cliente, fechas y color.
• Al crear tareas, el proyecto se ofrece en el selector y empieza a sumar horas reportadas.

La edición masiva te permite cambiar muchos proyectos a la vez desde el listado de Proyectos: sus actividades, configuración, campos, etapas, acceso y estado. En vez de entrar proyecto por proyecto, seleccionas varios y aplicas los cambios en un solo paso. Solo se toca lo que tú indiques; lo que dejes vacío no se modifica.

1) Selecciona los proyectos

En el listado, marca los proyectos con la casilla de la izquierda (o la casilla del encabezado para todos). Al haber selección aparece el menú Acciones masivas con dos opciones: Editar (abre el modal) y Terminar (marca como terminados los seleccionados).

2) Abre "Editar" → el modal por pestañas

En Acciones masivas → Editar se abre "Editar proyectos" e indica cuántos seleccionaste. Arriba te recuerda: "Complete solo lo que desea cambiar. Lo que deje vacío no se modifica."

Pestaña Actividades

Gestiona las actividades de todos los seleccionados a la vez: agregar una actividad nueva, marcarla como terminada, reactivar (botón Activar, solo administradores) una que estaba terminada, eliminar, o agregar a los faltantes (a los proyectos que aún no la tienen). La columna En proyectos (ej. 3/3) indica en cuántos de los seleccionados existe.

Pestaña Configuración

Aplica a todos: un prefijo y/o sufijo al nombre, cliente, servicio, fechas de inicio/fin, horas estimadas (totales y mensuales), si la actividad es obligatoria en tracker o en tareas, centro de costo y color. En cada opción, deja "No cambiar" para no tocarla.

Pestaña Acceso

Cambia la visibilidad (Privado / Público) y agrega o quita miembros y grupos con acceso, a todos los seleccionados de una vez.

También hay pestañas de Campos personalizados (editar y homologar sus opciones) y Etapas (las columnas del tablero de tareas).

3) Revisa y confirma

La pestaña Resumen junta todo lo que vas a aplicar antes de guardar. Al Confirmar actualización, Nivelar aplica los cambios y muestra un reporte de lo que se aplicó y lo que se ignoró (por ejemplo, un proyecto donde las horas mensuales superaban las totales, o una actividad con nombre duplicado).

¿Cómo sé que quedó bien?

• Al confirmar, ves el reporte de operaciones aplicadas vs. ignoradas.
• Los proyectos de la lista reflejan los cambios (nombre, cliente, fechas, color, estado).

Aquí defines el catálogo de servicios de tu firma: las líneas de trabajo que prestas (por ejemplo, contabilidad, nómina, asesoría tributaria). Un servicio se puede asociar a un proyecto, lo que te permite luego agrupar el tiempo y los reportes por servicio.

¿Qué vas a ver al entrar?

El listado de servicios, con un botón CREAR SERVICIO arriba y dos pestañas para filtrar: ACTIVOS e INACTIVOS. De cada servicio la lista muestra:

Crear un servicio, paso a paso

1. Pulsa CREAR SERVICIO.
2. Escribe el Nombre del servicio (obligatorio).
3. Si tu empresa usa tipos, elige el Tipo de servicio en la lista (obligatorio en ese caso).
4. Elige el Grupo o departamento responsable (obligatorio).
5. Opcional: escribe el Código y el Orden (número que define en qué posición se muestra).
6. Pulsa GUARDAR.

Los campos del servicio

Editar un servicio

1. En la fila del servicio, abre su menú y elige Editar.
2. Cambia los datos que necesites y pulsa GUARDAR.

Desactivar / reactivar un servicio

1. En la fila del servicio, abre el menú y pulsa Desactivar.
2. Confirma cuando el sistema pregunte si estás seguro. el servicio pasa a la pestaña INACTIVOS

Exportar el catálogo

1. En la cabecera de la tabla pulsa Exportar para descargar la lista de servicios.

Tipos de servicios (Configuración)

Los tipos de servicios son las categorías con las que clasificas tus servicios. Se administran aparte, en Configuración → Tipos de Servicios.

Crear un tipo de servicio

1. En Configuración → Tipos de Servicios, pulsa CREAR.
2. Escribe la Descripción (el nombre del tipo). Es obligatorio y no puede repetirse.
3. Pulsa GUARDAR.

Para editar un tipo, usa el botón de editar de la fila; cambia la descripción y guarda. El buscador de la parte superior permite filtrar por texto.

¿Cómo sé que quedó bien?

• El servicio aparece en la pestaña ACTIVOS con su nombre, grupo y (si aplica) tipo.
• Al crear o configurar un proyecto, el servicio se ofrece para asociarlo.

Aquí está el tablero central de trabajo del Gestor de Tareas. Cada tarea es una unidad asignable a una o varias personas, con título, proyecto, fechas, etapa y estado; sobre ella se imputa el tiempo trabajado (los "trackeos"). Desde esta pantalla creas, asignas, mueves de etapa, comentas, adjuntas archivos, programas tareas recurrentes y filtras todo a tu gusto.

¿Qué vas a ver al entrar?

Arriba, una barra para elegir cómo se ve el trabajo (el tablero/vista) y filtrarlo. Más abajo, las tareas en sí. Puedes verlas en tres formas:

En la vista de Tabla verás además, en la cabecera: Registros (cuántas tareas), Seleccionado (cuántas marcaste), T. Estimado (suma del tiempo estimado) y T. Reportado (suma del tiempo realmente trabajado). El "Tiempo Reportado" sale de los trackeos que se le han imputado a cada tarea.

Los filtros (y cómo guardarlos)

La barra de filtros te deja acotar qué tareas ves. Tienes filtros rápidos y una Búsqueda avanzada para condiciones más finas.

1. Marca los filtros que quieras y pulsa APLICAR FILTRO. la lista se actualiza al instante
2. Para empezar de cero, pulsa Limpiar filtros.
3. Para no repetir el mismo filtro cada día, guárdalo como tablero/vista: configura los filtros y columnas a tu gusto y usa el botón de guardar vista en la barra superior. La próxima vez la eliges del selector de vistas y aparece tal cual la dejaste.

Crear una tarea rápida (varias a la vez)

Ideal cuando solo quieres anotar títulos sin entrar al detalle. Se abre un panel lateral de creación rápida.

1. Pulsa el botón de crear tarea y elige el modo rápido (o, dentro del formulario detallado, Crear múltiples tareas).
2. Escribe una tarea por línea. En modo Títulos, cada línea es el nombre de una tarea; una línea indentada (con espacio o tabulación) se toma como su descripción.
3. En la zona de Datos aplicados a todas las tareas puedes fijar de una vez el proyecto, responsables, fechas, etc., para todas las líneas.
4. Revisa el contador de tareas y pulsa guardar. se crean todas juntas

Crear una tarea detallada (con todos sus campos)

1. Pulsa crear tarea para abrir el formulario completo.
2. Escribe el Título (campo de arriba). Es el único obligatorio en una tarea normal.
3. Completa los demás campos (ver tabla) y pulsa Guardar. Si aún no está lista, usa la flecha junto a Guardar y elige Guardar como borrador.

Campos del formulario:

Mover una tarea de etapa

1. En vista Kanban: arrastra la tarjeta de una columna (etapa) a otra. la etapa queda guardada
2. En vista Lista/Tabla o dentro de la tarea: abre la tarea y cambia el campo Etapa; guarda.

Comentar y adjuntar archivos

Abre una tarea y usa sus pestañas: Resumen, Historial, Archivos, Tareas recurrentes y Trackeos.

1. Comentar: en la pestaña Resumen, pulsa Agregar comentario, escribe y pulsa Guardar. Los comentarios quedan listados con su autor y fecha.
2. Adjuntar: ve a la pestaña Archivos y sube uno o varios. También puedes adjuntar dentro de la descripción o de un comentario.
3. Ver el historial: la pestaña Historial muestra cada cambio (qué campo, valor anterior y nuevo, quién y cuándo).
4. Ver los trackeos: la pestaña Trackeos lista los registros de tiempo imputados a esa tarea (descripción, usuario, hora y duración), con el total.

Tareas recurrentes y su frecuencia

Una tarea recurrente genera automáticamente copias según un patrón (por ejemplo, todos los lunes). Se configura en la pestaña Tareas recurrentes.

1. Abre la tarea, ve a Tareas recurrentes y marca Programar recurrencia.
2. Define la frecuencia en Repetir cada (cada cuántas unidades) y el tipo:

   

3. Indica desde cuándo y hasta cuándo repetir: puedes usar las fechas de inicio/fin del proyecto o fechas específicas.
4. Verás un resumen del tipo "Tiene lugar cada semana los lunes… desde… hasta…". Guarda.

Asignar o reasignar responsables

1. Abre la tarea y, en Responsables, agrega o quita personas. Guarda.
2. Reasignar es exactamente eso: cambiar el o los responsables. El tiempo ya trabajado (trackeos) se conserva, no se pierde al reasignar.

Acciones masivas (varias tareas a la vez)

Disponibles en la vista de Tabla. Marca las casillas de las tareas y, en Acciones masivas, elige una:

Exportar las tareas

1. En la vista de Tabla, pulsa Exportar. Puedes elegir Exportar con más columnas… para escoger qué campos incluir.
2. Si el listado tiene 1.000 registros o menos, el archivo CSV se descarga al momento.
3. Si supera 1.000 registros, te pedirá un correo y te enviará el archivo por email cuando termine de generarse.

Estados de una tarea

Aquí analizas el tiempo trabajado y registrado en el Gestor de Tiempo: cuánto se dedicó a cada cliente, proyecto, actividad o persona, en el periodo que elijas. Puedes ver totales agrupados, el detalle registro por registro, la vista semanal o lo planeado, y exportarlo. Si tu rol lo permite, también verás el costo y el precio de venta de ese tiempo.

¿Qué vas a ver al entrar?

Arriba eliges el tipo de reporte y el periodo de fechas. Debajo aparecen los resultados: un total general, una gráfica de barras y una tabla agrupable con su gráfica de torta.

Tipos de reporte

Pulsa el selector grande (arriba a la izquierda) para cambiar de tipo. Hay tres grandes familias:

Elegir el periodo

1. En el selector de tipo de fecha elige sobre qué fecha filtrar:
   • Fecha de inicio de la tarea.
   • Fecha de finalización de la tarea.
   • Fecha de ejecución (cuándo se trabajó realmente; es la del trackeo).
2. Pulsa el campo de rango de fechas y elige desde/hasta. el reporte se recalcula con ese rango

Agrupar el reporte (hasta 3 niveles)

En el Resumen del Reporte de Tiempo puedes agrupar el tiempo por distintos criterios, y anidar hasta tres niveles para profundizar.

1. En Agrupar por, elige el primer criterio.
2. Opcionalmente, añade un segundo y un tercer nivel en los selectores siguientes (por ejemplo, primero por Cliente, luego por Proyecto, luego por Actividad).
3. Haz clic en una fila para expandir y ver el desglose del siguiente nivel.

Criterios disponibles para agrupar:

Filtros adicionales

Junto al periodo puedes acotar por cliente, proyecto y actividad (y, según el tipo de reporte, por empleado), para que el cálculo se limite a lo que te interesa.

Costo y precio de venta

El sistema puede mostrar, además del tiempo, lo que ese tiempo cuesta (costo por hora de la persona) y lo que se vende (precio de venta por hora). Estos valores solo aparecen si tu rol tiene permiso para verlos; de lo contrario, los totales de costo/precio quedan ocultos.

Exportar el reporte

1. Pulsa el botón de exportar en la cabecera del bloque (barras o tabla).
2. Se genera un archivo descargable con los datos del reporte tal como están filtrados y agrupados.

Los tipos de actividad son las categorías con las que clasificas las actividades de tus proyectos (por ejemplo: "Revisión", "Digitación", "Reunión"). Sirven para organizar y reportar el trabajo de forma consistente en toda la empresa. Se administran en Configuración → Gestión de Actividades.

¿Qué vas a ver al entrar?

Una pantalla sencilla: arriba un campo Agregar nuevo tipo con el botón AGREGAR, y debajo la lista de tipos ya creados. Cada fila muestra el Nombre del tipo (editable directamente) y una x para eliminarlo.

Crear un tipo de actividad, paso a paso

1. Escribe el nombre en el campo Agregar nuevo tipo.
2. Pulsa AGREGAR. el nuevo tipo aparece de inmediato en la lista

El campo

Editar el nombre de un tipo

1. En la lista, haz clic sobre el nombre del tipo y escribe el nuevo texto.
2. Haz clic fuera del campo (o sal de él). el cambio se guarda solo

Eliminar un tipo de actividad

1. En la fila del tipo, pulsa la x.
2. Confirma cuando aparezca "¿Está seguro que desea eliminar este tipo de actividad?".

¿Cómo sé que quedó bien?

• El tipo aparece en la lista de esta pantalla.
• Al crear o editar una actividad dentro de un proyecto, el tipo se ofrece para asignarlo.

Una plantilla de proyecto es un molde reutilizable: guarda actividades, etapas, campos personalizados, tareas y accesos ya configurados, para que al crear un proyecto nuevo no tengas que armarlo desde cero. Ideal cuando repites el mismo tipo de trabajo con muchos clientes (por ejemplo, "Contabilidad mensual" o "Cierre anual").

¿Qué guarda una plantilla?

Una plantilla guarda la misma configuración que un proyecto, pero sin cliente ni fechas concretas:

• Datos generales: nombre, color, horas estimadas, horas estimadas mensuales, visibilidad (privado/público), actividad obligatoria y servicio.
• Actividades de la plantilla (con su tipo de actividad).
• Etapas (las fases del trabajo).
• Campos personalizados (campos extra para las tareas).
• Tareas predefinidas.
• Acceso: usuarios y grupos que tendrán acceso al proyecto creado desde la plantilla.

¿Qué vas a ver al entrar?

La pantalla Proyectos Plantillas: arriba un campo Nombre para plantilla con el botón CREAR PLANTILLA, y debajo la lista de plantillas existentes con sus opciones (abrir/editar, duplicar y eliminar).

Crear una plantilla desde cero, paso a paso

1. Escribe un nombre en el campo Nombre para plantilla.
2. Pulsa CREAR PLANTILLA. Se crea la plantilla y se abre para configurarla.
3. Dentro de la plantilla, agrega sus actividades, etapas, campos personalizados y tareas, y ajusta sus datos (color, horas, visibilidad, servicio).
4. En la sección de acceso, agrega los usuarios y grupos que deben tener acceso a los proyectos creados con esta plantilla.

El campo inicial

Al configurarla por dentro usarás también: color, horas estimadas, horas estimadas mensuales, visibilidad (privado/público), actividad obligatoria y servicio (todos opcionales), además de las listas de actividades, etapas, campos personalizados, tareas, usuarios y grupos.

Crear una plantilla a partir de un proyecto existente

Si ya tienes un proyecto bien configurado, puedes convertirlo en plantilla sin rehacer el trabajo.

1. Abre el detalle del proyecto (haz clic en su nombre en Proyectos).
2. Pulsa CREAR PLANTILLA.
3. Escribe un nombre para la plantilla y confirma. la plantilla copia las actividades, etapas, campos y accesos del proyecto

Duplicar una plantilla

1. En la lista de plantillas, abre las opciones de la plantilla y elige Duplicar.
2. Escribe el nombre nuevo para la copia y confirma. se crea una plantilla idéntica con otro nombre

Usar una plantilla al crear un proyecto

1. En Proyectos pulsa CREAR.
2. Marca Usar plantilla y selecciónala. el formulario se rellena con la configuración de la plantilla
3. Ajusta nombre, cliente y fechas, y pulsa CREAR.

También puedes cargar solo las actividades de una plantilla en un proyecto ya creado: en el detalle del proyecto usa el botón Cargar actividades, busca la plantilla y pulsa CARGAR ACTIVIDADES.

Eliminar una plantilla

1. En la lista, abre las opciones de la plantilla y elige Eliminar.
2. Confirma la acción.

¿Cómo sé que quedó bien?

• La plantilla aparece en la lista de Proyectos Plantillas.
• Al crear un proyecto y marcar Usar plantilla, la encuentras en el selector y precarga sus datos.

Conecta tu calendario de Google o de Microsoft (Outlook) para ver tus eventos dentro del gestor de tiempo. Así puedes convertir una reunión o evento de tu agenda en una tarea o en tiempo registrado, sin tener que escribirlo a mano. La conexión es por usuario: cada persona conecta su propia cuenta.

¿Qué vas a ver al entrar?

En la vista de calendario del gestor de tiempo verás la opción de conectar un calendario (Google o Microsoft). Una vez conectado, tus eventos aparecen en el calendario y, junto a cada evento, un botón para crear una tarea a partir de él.

Conectar tu calendario de Google

1. Pulsa conectar Google. Se abrirá la pantalla de inicio de sesión de Google.
2. Inicia sesión con tu cuenta y autoriza el acceso a tu calendario. Nivelar solo pide permiso de lectura de tus calendarios y eventos
3. Al volver, tu cuenta queda vinculada y se cargan tus calendarios.
4. Elige qué calendarios mostrar activándolos uno a uno (puedes tener varios y dejar activos solo los que te interesen).

Conectar tu calendario de Microsoft (Outlook)

1. Pulsa conectar Microsoft/Outlook e inicia sesión con tu cuenta Microsoft.
2. Autoriza el acceso a tu calendario.
3. Al volver, se cargan tus calendarios de Outlook y eliges cuáles mostrar.

Elegir qué calendarios se muestran

1. En la lista de calendarios conectados, activa o desactiva cada uno.
2. Los eventos de los calendarios activos aparecen en la vista; los desactivados se ocultan (sin desconectar la cuenta).

Crear una tarea desde un evento del calendario

1. Ubica el evento en el calendario del gestor de tiempo.
2. Pulsa el botón de crear tarea sobre el evento.
3. El sistema precarga el título del evento y sus fechas/horas de inicio y fin; completa lo que falte y guarda.

Desconectar un calendario

1. En las opciones del calendario conectado, pulsa desconectar e indica si es el de Google o el de Microsoft.
2. Confirma. Se elimina la vinculación y tus eventos dejan de mostrarse. en Google, además se revoca el permiso concedido

Aquí registras el tiempo que dedicas a tu trabajo. Puedes usar un cronómetro (lo arrancas al empezar y lo detienes al terminar) o registrar el tiempo manualmente indicando la hora de inicio y de fin. Cada registro de tiempo se llama "trackeo" y queda asociado a un cliente, proyecto, actividad y, si quieres, a una tarea; de ahí salen los Reportes de tiempo.

¿Qué vas a ver al entrar?

El gestor de tiempo del día, con un campo para describir en qué trabajas, los selectores de cliente, proyecto y actividad, los campos de hora de inicio y hora de fin, y los botones de play (▶) y stop (■). Debajo, la lista de los trackeos que ya has registrado.

Registrar tiempo con el cronómetro (play/stop)

1. Escribe la descripción de lo que vas a hacer.
2. Elige el cliente y, si aplica, el proyecto y la actividad.
3. Pulsa play (▶). El cronómetro empieza a correr y se guarda la hora de inicio. la tarea queda "en curso"
4. Cuando termines, pulsa stop (■). Se guarda la hora de fin y el tiempo trabajado queda registrado.

Iniciar el cronómetro desde una tarea

Si trabajas con el Gestor de Tareas, puedes arrancar el cronómetro sobre una tarea concreta para que el tiempo quede imputado a ella.

1. Desde la tarea (o desde el gestor de tiempo, vinculándola), pulsa iniciar.
2. El trackeo hereda el cliente, proyecto y actividad de la tarea.
3. Al detenerlo, ese tiempo aparece en la pestaña Trackeos de la tarea y suma a su "Tiempo Reportado".

Cuando un trackeo está vinculado a una tarea, en su fila aparece un ícono verde; al pulsarlo se abren las opciones del vínculo:

Registrar tiempo manualmente

Cuando olvidaste arrancar el cronómetro o quieres anotar un trabajo ya hecho:

1. Cambia el cronómetro al modo manual (botón de la derecha): la barra pasa de INICIAR a AÑADIR y se habilitan los campos de hora de inicio, hora de fin y fecha.
2. Escribe la descripción y elige cliente/proyecto/actividad.
3. Indica la hora de inicio, la hora de fin y el día con los valores reales.
4. Pulsa AÑADIR para guardar el trackeo con esa duración (sin necesidad de usar play/stop).

Registrar o editar tiempo desde el calendario

En Gestor de tiempo → Calendario (vista Semana o Día) también puedes registrar y ajustar tu tiempo directamente sobre la agenda:

1. Haz clic en una franja libre del calendario: se abre Añadir registro con el tiempo y fecha, la descripción y el proyecto. Completa y pulsa AÑADIR.
2. Para corregir uno existente, haz clic sobre el bloque de tiempo: se abre Editar registro con los mismos campos. Cambia lo que necesites y pulsa GUARDAR.

Editar un trackeo ya registrado

1. En la lista de trackeos, ubica el registro que quieres corregir.
2. Ajusta su descripción, cliente/proyecto/actividad o las horas de inicio y fin.
3. Guarda. el tiempo y los totales se recalculan

Corregir un trackeo que quedó abierto y pasó al día siguiente

Si dejas el cronómetro corriendo y pasa la medianoche, el trackeo se cierra con la hora de fin en el día siguiente. En la fila lo reconoces porque, junto al ícono de calendario 📅, aparece un “+1” y el total sale enorme (por ejemplo 24:53:00) aunque las horas parezcan correctas (ej. 18:14 – 19:07). Ese “+1” significa que la fecha de fin quedó un día después que la de inicio.

Lo que hay que corregir no son las horas, es la fecha de fin (quitar el “+1” para que termine el mismo día):

1. En Registrar tiempo, ubica ese trackeo en la lista y abre su edición (sobre las horas o el ícono de calendario 📅 donde está el “+1”).
2. Cambia la fecha de fin para que sea el mismo día que el inicio (quitar el “+1”) y deja la hora de fin real.
3. Guarda. el total se recalcula al tiempo real (ej. de 24:53 a ~53 min)

Reanudar (reproducir) un trackeo

Si vas a seguir trabajando en algo que ya registraste antes, no hace falta volver a escribir todo:

1. En la lista, pulsa el botón de reanudar/reproducir del trackeo.
2. El sistema crea un nuevo trackeo con la misma descripción, cliente, proyecto y actividad, y arranca el cronómetro. si había otro corriendo, lo cierra primero

Duplicar un trackeo a otra fecha

1. Selecciona el o los trackeos que quieres copiar.
2. Elige la o las fechas a las que duplicarlos.
3. Confirma: se crean copias en esas fechas, útil para tareas que repites a diario.

Eliminar un trackeo

1. Ubica el trackeo y pulsa eliminar.

Cómo sé que quedó bien

• El trackeo aparece en la lista con su duración correcta.
• Si lo iniciaste desde una tarea, lo ves en la pestaña Trackeos de esa tarea.
• El tiempo se refleja en los Reportes de tiempo al filtrar por la fecha de ejecución.

Aquí configuras avisos automáticos de vencimiento de tareas: el sistema envía recordatorios por correo y/o WhatsApp a las personas indicadas, una cierta cantidad de días antes o después de que una tarea venza, a la hora que elijas. Así nadie pierde de vista una fecha límite. Es distinto de las alertas de productividad: estos avisos son solo para las tareas del Gestor de Tareas.

¿Qué vas a ver al entrar?

La lista de las alertas ya creadas. De cada una verás:

También verás un cupo (cuántas alertas tienes vs. el máximo permitido por tu plan).

Crear una alerta, paso a paso

1. Pulsa Crear para abrir el formulario de alerta.
2. Escribe el Nombre de la alerta (entre 3 y 150 caracteres; no puede repetirse).
3. Define a qué tareas aplica: a todas las de la empresa, o solo a las que cumplan un filtro (usa la búsqueda avanzada: por clientes, estado, etapa, texto…). Es el mismo conjunto que verías en el Gestor de Tareas con ese filtro.
4. Agrega uno o varios avisos (cada aviso es un "cuándo recordar"; ver tabla siguiente).
5. Elige los destinatarios de correo y/o de WhatsApp.
6. Pulsa Guardar. la alerta queda activa de inmediato

Configurar cada aviso (días antes/después + hora)

Un aviso responde a "cuántos días respecto al vencimiento y a qué hora avisar". Puedes poner varios en una misma alerta (por ejemplo, 3 días antes y el mismo día).

Elegir los destinatarios

Una alerta necesita al menos un destinatario (correo o WhatsApp). Por correo puedes usar destinatarios automáticos o personas concretas:

1. Para correo: activa Responsables y/o Superior, o pulsa Agregar usuarios y busca a las personas.
2. Para WhatsApp: activa el canal y selecciona los números de la lista.

Editar una alerta

1. En la lista, abre la alerta que quieres cambiar.
2. El formulario carga su configuración actual (filtro, avisos y destinatarios).
3. Ajusta lo necesario y pulsa Guardar. los avisos se reemplazan por los nuevos

Pausar o reactivar una alerta

1. Usa el interruptor de activa/pausada de la alerta.
2. Una alerta pausada no envía nada, pero conserva toda su configuración para reactivarla cuando quieras (sin tener que crearla de nuevo).

Eliminar una alerta

1. Pulsa eliminar en la alerta.
2. Se borra junto con sus avisos. el historial de envíos ya realizados se conserva

Cómo sé que quedó bien

• La alerta aparece en la lista como Activa y con su número de avisos.
• La columna Próxima hora muestra cuándo se disparará el siguiente recordatorio.

Es la radiografía de un solo día: una fila por persona con la hora en que se conectó, su productividad y cómo repartió el tiempo entre programas autorizados, no autorizados, neutrales y sin clasificar. Úsalo cuando quieras revisar a fondo cómo se comportó tu gente en una fecha concreta.

¿Qué vas a ver al entrar?

Arriba el buscador (grupo, empleado y un día) y debajo la tabla del día seleccionado. A diferencia de otros informes, aquí solo se elige una fecha, no un rango.

Buscar el día (paso a paso)

1. Selecciona el grupo (o déjalo en Todos) y, si quieres, busca un empleado en particular.
2. Elige la fecha del día que quieres revisar. Puedes retroceder a días anteriores.
3. Pulsa Buscar.

Jornada laboral vs. Todo el tiempo

Con los botones Jornada Laboral y Todo el tiempo (arriba a la derecha) cambias cómo se calculan todas las columnas:

• Jornada Laboral: solo cuenta lo ocurrido dentro del horario asignado a cada persona.
• Todo el tiempo: cuenta desde la primera hasta la última actividad del día, incluso fuera del horario. Sirve para ver si hubo trabajo extra.

Las columnas de la tabla

Profundizar en una persona

1. Haz clic sobre el nombre (o abre el menú ⋮ de la fila).
2. Elige Detalle empleado para ver todas sus métricas de ese día, o Informe minuto a minuto para la bitácora completa de programas y ventanas.

Exportar a Excel

1. Pulsa Exportar. Nivelar genera el archivo y lo procesa; lo recibes para descargar/por correo

Cambiar registros por página

1. Usa el selector de cantidad (10, 20, 50, 100) y el paginador de la parte superior para recorrer la lista.

Es la vista consolidada por tiempo de un grupo o de toda la empresa en el rango de fechas que elijas: una torta con el reparto del tiempo, las gráficas de los programas más usados, cuatro tarjetas de resumen y un ranking del personal con más productividad. Ideal para entender el panorama general antes de bajar al detalle.

¿Qué vas a ver al entrar?

El informe se divide en tres bloques: (1) Vista general por tiempo (torta + barras de programas), (2) cuatro tarjetas con el % por clasificación, y (3) Personal con más productividad (ranking).

Filtrar el informe (paso a paso)

1. Selecciona el grupo (o Todos) y, si quieres, un empleado.
2. Define el rango de fechas.
3. Con el selector Todo el tiempo / Solo jornada laboral eliges el alcance del cálculo.
4. Pulsa Buscar.

Bloque 1 · Vista general por tiempo

• Torta: reparte TODO el tiempo del periodo en cuatro porciones — Autorizado, No Autorizado, Neutral y Sin clasificar. Al pasar el mouse ves el porcentaje exacto de cada una.
• Gráfica de barras: el Top 10 de programas más usados del periodo, con las horas de cada uno. Te dice en qué software se concentra el tiempo.

Bloque 2 · Las cuatro tarjetas de clasificación

Una tarjeta por cada clasificación (Autorizado, No autorizado, Neutral, Sin clasificar). Cada una muestra:

Bloque 3 · Personal con más productividad (ranking)

Una tabla con las personas mejor clasificadas del grupo en el periodo. De cada una verás:

Profundizar y exportar

1. Haz clic sobre cualquier persona del ranking para abrir su Informe por empleado.
2. Pulsa Exportar para llevar el ranking a Excel.

Es el informe a fondo de una sola persona en un día (o rango): reúne sus gráficas de productividad, el detalle de programas y ventanas minuto a minuto, sus tiempos muertos, las categorías de navegación, el calendario y la velocidad de descarga. Es la herramienta para auditar y entender exactamente qué hizo un empleado.

¿Qué vas a ver al entrar?

Al entrar por el menú aparece el buscador "Detalle del día". Eliges la persona y la fecha; al confirmar se abre su panel con pestañas en la parte superior. También llegas aquí al hacer clic sobre una persona en el Dashboard, el Resumen diario o el Informe General.

Abrir el detalle (paso a paso)

1. Busca y selecciona al empleado.
2. Elige la fecha (o el rango) a revisar.
3. Selecciona Jornada laboral o Todo el tiempo y pulsa Buscar.

Las pestañas del empleado

Productividad general (la lectura clave)

En las tarjetas/gráficas de productividad de la persona te apoyas, sobre todo, en dos métricas que recomiendan los videos:

• Uso del tiempo: compara el tiempo con el equipo encendido frente al tiempo realmente activo. Un activo muy bajo frente al encendido es señal de alerta.
• Tiempos muertos: el promedio de horas inactivas. Promedios altos (por encima de 3 horas/día) se deben revisar uno a uno.

Ver minuto a minuto

1. En Resumen o Productividad general, pulsa Ver minuto a minuto (también desde un programa concreto con Informe minuto a minuto).
2. Se abre la bitácora del día con una fila por cada ventana/programa usado.

Cada fila del minuto a minuto trae:

Detalle empleado · Tiempos muertos y Categorías

• Resumen de inactividad - Tiempos muertos: cuántas veces y cuánto tiempo estuvo inactivo, repartido en franjas de 5, 10, 15, 30, 45 hasta más de 1 hora. Estos tiempos se calculan ya fuera de los descansos (breaks), es decir, momentos en que debía estar trabajando.
• Categorías de navegación: cuántas veces y cuánto tiempo estuvo en cada categoría (Redes sociales, Series y películas, etc.), según las categorías que tengas configuradas.

Velocidad de descarga

1. Abre la pestaña Velocidad para ver la tasa de descarga promedio (Mbps) del equipo en la fecha. solo trae datos si el test de descarga está activado en la configuración del usuario

Mide el cumplimiento del horario de cada persona, día por día: a qué hora debía entrar y salir según su calendario, a qué hora se conectó y se desconectó realmente, y si cumplió o no la jornada. Es el informe para controlar puntualidad y permanencia.

¿Qué vas a ver al entrar?

Arriba el buscador (grupo, empleado, fechas, "Excluir días" y el modo de cálculo) y debajo la tabla con una fila por día y por persona. Al pie, un recuadro con totales (registros, veces tarde, veces temprano).

Buscar (paso a paso)

1. Selecciona el grupo (o Todos) y, si quieres, un empleado.
2. Define el rango de fechas (Fecha y Fecha fin).
3. En Excluir días marca los días de la semana que NO quieres tener en cuenta (p. ej. sábado y domingo).
4. Elige Jornada Laboral o Todo el tiempo y pulsa Buscar.

Las columnas de la tabla

Filtro rápido de cumplimiento

Con el selector de la parte superior derecha filtras la lista al instante:

Paginador (hasta 10.000)

1. Para evitar pasar página por página, en el selector de registros por página puedes elegir hasta 10.000, de modo que toda la búsqueda salga en una sola pantalla (útil antes de exportar).

Exportar a Excel

1. Pulsa Exportar para llevar la tabla a Excel y hacer búsquedas más rápidas allí.

Totales al pie

• Cantidad De Registros: cuántas filas trajo la búsqueda.
• Veces Tarde y Veces Temprano: cuántas veces, en total, hubo incumplimiento o cumplimiento del horario (visibles con el filtro "Sin Filtro").

El Informe de Inactividad (o Tiempos Muertos) te muestra, día por día y por empleado, cuánto tiempo estuvo la persona conectada pero sin actividad de mouse ni teclado, repartido en rangos de duración. Sirve para detectar pausas largas y entender en qué momentos y programas ocurrieron.

¿Qué es la inactividad y de dónde sale?

El agente instalado en cada computador (ver Instalar el agente) registra continuamente la actividad. Cuando pasan los segundos configurados sin mover el mouse ni teclear, ese lapso se cuenta como inactivo. Nivelar agrupa esos lapsos en seis rangos según cuántos minutos duró cada pausa.

¿Qué vas a ver al entrar?

Arriba están los filtros y debajo una tabla con una fila por empleado y por día. De cada fila verás:

Consultar el informe, paso a paso

1. Entra por el menú a Informes → Informe de Inactividad.
2. Si quieres, elige un Grupo en la lista desplegable (por defecto trae Todos).
3. Si buscas a una sola persona, escríbela en el campo Buscar Empleado.
4. Define el rango de días: Fecha (inicio) y Fecha fin. si no eliges fechas, el informe trae el día de ayer
5. Pulsa Buscar. aparece una fila por cada empleado y cada día del rango

Jornada Laboral vs. Todo el tiempo

Con los dos botones de opción cambias qué franja del día se mide:

Explorar el detalle de un bloque (qué pasó en esa pausa)

1. En cualquier celda de rango (o en Total inactividad) verás el tiempo y el número de veces. Haz clic sobre ese bloque.
2. Se abre el detalle de esas inactividades: en qué programa/ventana estaba la persona, a qué hora inició y terminó la pausa, el tiempo total, el activo y el inactivo. así sabes si la pausa fue real o si faltó configurar un programa

Exportar a Excel

1. Pulsa el botón Exportar para descargar lo que ves en una hoja de Excel y hacer análisis más detallados.

Verificación

Sabrás que el informe está bien cuando, al sumar los tiempos de los seis rangos, coincidan con la columna Total inactividad de esa fila, y al cambiar entre Jornada Laboral y Todo el tiempo los números varíen de forma coherente.

El Informe Consolidado reúne en una sola pantalla la radiografía de tu equipo durante un rango de fechas: cómo repartieron su tiempo por clasificación de programas, cuánto fue tiempo muerto y en qué categorías de navegación estuvieron. Es ideal para análisis de varios días a la vez.

¿Qué vas a ver al entrar?

Arriba los filtros; debajo, tres bloques de tablas, uno tras otro, todos con una fila por empleado:

• Tiempo de conexión por clasificación
• Resumen de inactividad - Tiempos Muertos
• Categorías de Navegación

Consultar el informe, paso a paso

1. Entra por el menú a Informes → Informe Consolidado.
2. Elige un Grupo (o déjalo en Todos) y, si quieres, un empleado concreto.
3. Define el rango con Fecha (inicio) y Fecha fin. A diferencia de otros informes, aquí trabajas un período, no un solo día.
4. Pulsa Buscar.

Jornada Laboral vs. Todo el tiempo

Con el selector eliges la franja a medir, y afecta a los tres bloques a la vez:

Bloque 1 · Tiempo de conexión por clasificación

Muestra cuánto del tiempo conectado pasó la persona en programas de cada tipo.

Bloque 2 · Resumen de inactividad - Tiempos Muertos

El acumulado de tiempo muerto del período por persona, separado en rangos.

1. Haz clic sobre una celda (por ejemplo "2 veces más de 1 hora") para ver el detalle: día, programa, horario de inicio y fin de cada pausa. así verificas si fue una pausa real o falta clasificar un programa

Bloque 3 · Categorías de Navegación

Resume cuánto tiempo y cuántas veces visitó la persona cada categoría de páginas web que tú hayas definido (Redes sociales, Series y películas, herramientas de desarrollo, etc.).

Atajos por empleado

En el menú (icono de lista) junto a cada empleado del primer bloque puedes saltar a:

• Detalle empleado — la actividad agrupada de esa persona.
• Informe minuto a minuto — la bitácora detallada (ver Búsqueda avanzada).
• Capturas de pantalla — si tienes permiso, las capturas de esa persona en el rango.

Verificación

En el primer bloque, la suma de Autorizado + No Autorizado + Neutral + Sin clasificar debe corresponder con el Tiempo Total. Al cambiar a Solo Jornada Laboral el Tiempo Total debe bajar (porque excluye lo de fuera del horario).

La Búsqueda avanzada es el informe más potente de monitoreo: te permite buscar en todo el histórico de actividad quién usó un programa, una ventana o una página web determinada, en un rango de fechas, y agrupar el resultado para sacar resúmenes por persona.

¿Qué vas a ver al entrar?

Una barra de filtros (fechas, buscador y agrupación) y, al buscar, una tabla con la bitácora minuto a minuto. Cada fila representa un uso de una ventana/programa e incluye:

Buscar por proceso, ventana o URL, paso a paso

1. Entra por el menú a Informes → Búsqueda avanzada.
2. Define el rango de fechas con Fecha (inicio) y Fecha final.
3. Elige el tipo de búsqueda y escribe el término:
   • Buscar Proceso — el nombre de un programa instalado (ej. Outlook, code).
   • Buscar Url — una dirección web (ej. youtube.com).
   • También puedes filtrar por nombre de ventana (todo en el sistema tiene un título de ventana, ej. "YouTube").
4. Si quieres, limita a una persona en Buscar Empleado.
5. Pulsa Agregar filtro para sumar la condición y luego Buscar. Nivelar revisa toda la data histórica y trae quién lo usó y cuánto tiempo

Agrupar el resultado

Con el selector de agrupación resumes la bitácora:

Tiempo activo vs. inactivo

En cada resultado verás el tiempo dividido: el activo (con movimiento de mouse/teclado, en verde) y el inactivo (sin actividad, en rojo). Así, además de saber cuánto tiempo estuvo en un programa, sabes cuánto realmente lo usó.

Exportar a Excel

1. Pulsa Exportar para descargar el resultado.
2. Si los registros son muchos, el sistema te pedirá un correo electrónico y te enviará el archivo completo por correo. así no se sobrecarga la pantalla con resultados enormes

Verificación

Sabrás que el filtro quedó bien cuando, al agrupar por empleado, las personas y tiempos correspondan al término buscado, y la suma de tiempo activo + inactivo coincida con el transcurrido de cada registro.

El informe de Capturas de pantalla te muestra las imágenes que el agente toma de la pantalla de cada empleado. Sirve para verificar visualmente qué estaba haciendo la persona en un momento concreto.

¿Qué vas a ver al entrar?

Una barra de búsqueda y, al consultar, una galería de miniaturas. Cada miniatura muestra la fecha y la hora de la captura debajo de la imagen.

Buscar capturas, paso a paso

1. Entra por el menú a Informes → Capturas de pantalla.
2. Selecciona el empleado en Buscar Empleado (es obligatorio).
3. Si quieres, escribe un Proceso (nombre de programa, ej. code) para ver solo las capturas tomadas mientras usaba ese programa.
4. Indica el período: Fecha inicio con su hora y Fecha fin con su hora. así acotas la franja exacta a revisar
5. Pulsa Buscar. si falta el empleado o las fechas, el sistema avisa que debes llenar el valor de búsqueda

Campos de la búsqueda

Buscar por día completo

1. Para revisar un día entero, deja el campo de proceso vacío y pon la misma fecha en inicio y fin (de 00:00 a 23:59). Pulsa Buscar y verás todas las capturas de ese día.

Ampliar una captura

1. Haz clic sobre cualquier miniatura para abrirla en grande y ver con detalle qué había en pantalla.

Cargar más imágenes

1. La galería muestra un primer grupo de imágenes. Para ver más, pulsa Cargar más imágenes al final; se irán añadiendo en orden hasta llegar a la hora que quieras revisar.

Habilitar la captura de pantalla (por equipo)

Las capturas se activan por equipo (el computador), no en la ficha del empleado. Si un equipo no está tomando capturas, habilítalas así:

1. Ve a Equipos y Programas → Lista de equipos.
2. Sobre el equipo, abre Actualizar Equipo (sus propiedades).
3. En el campo Sincroniza Foto elige SÍ y pulsa Guardar.

Verificación

Sabrás que la búsqueda quedó bien cuando aparezcan miniaturas con la fecha y hora dentro del rango pedido, y al ampliarlas se vea el contenido de la pantalla de esa persona.

Los Escalafones son podios que premian a tus mejores empleados en distintos aspectos del desempeño durante el período que elijas. Sirven para reconocer, comparar y motivar a tu equipo de un vistazo.

¿Qué vas a ver al entrar?

Una barra de filtros y, debajo, varios podios. Cada podio muestra el oro (#1), la plata (#2) y el bronce (#3), y debajo una tabla con el resto del ranking.

Qué premia cada escalafón

Consultar los escalafones, paso a paso

1. Entra por el menú a Informes → Escalafones.
2. En el selector de grupos, marca uno o varios grupos (puedes usar el buscador "Buscar grupo..." y la opción de seleccionar todos).
3. Elige el período con Fecha Inicio y Fecha Fin.
4. Pulsa Buscar. cada podio se llena con los tres primeros y el resto del ranking

Verificación

Sabrás que cargó bien cuando, al pulsar Buscar, los podios muestren nombres en oro/plata/bronce y las tablas inferiores listen al resto de personas de los grupos elegidos.

El Informe de novedades de calendario resume las ausencias y excepciones de tu equipo (permisos, incapacidades, vacaciones, etc.) con gráficas y una tabla, para entender cuántas novedades hay, de qué tipo y cómo se distribuyen en el tiempo.

¿Qué vas a ver al entrar?

• Una barra de filtros (tipos de novedad, fechas, grupo o empleado).
• Un contador de Total Novedades.
• Una gráfica de barras que cuenta novedades por período.
• Una gráfica de torta (dona) con una tabla al lado, agrupada como tú elijas.
• Una tabla detallada con todas las novedades.

Consultar el informe, paso a paso

1. Entra por el menú a Empleados → Informe de novedades.
2. Define el período con Fecha inicio y Fecha fin.
3. Si quieres, elige Grupo o Empleado (al marcar la opción se abre una ventana para seleccionar a quiénes incluir).
4. Pulsa Buscar.

Excluir o filtrar tipos de novedad

1. En el campo SELECCIONE... (selector de tipos de novedad) marca solo los tipos que quieras ver. deja fuera los que no te interesen para que no entren al conteo ni a las gráficas
2. Pulsa Buscar para aplicar.

La gráfica de barras (por período)

Cuenta las novedades a lo largo del tiempo. Con los botones de arriba cambias la unidad del eje:

La gráfica de torta y la tabla (Agrupar por)

1. En Agrupar por elige la dimensión principal: Grupo, Empleado, Tipo de novedad, Día, Semana, Mes o Día de la semana.
2. Opcionalmente, usa el segundo selector para un segundo nivel de agrupación. la torta y la tabla se reorganizan según lo elegido

La tabla detallada

Exportar a Excel

1. Pulsa Exportar. El archivo descargado incluye todos los estados de las novedades del período, no solo las aprobadas.

Verificación

Sabrás que está bien cuando el contador Total Novedades coincida con las filas de la tabla y con la suma de las porciones de la torta, y al cambiar de Día a Semana o Mes las barras se reagrupen sin cambiar el total.

El Informe de Ubicaciones muestra las posiciones GPS reportadas por los empleados que tienen activada la geolocalización, con su dirección y un mapa. Sirve para verificar desde dónde trabaja tu personal en campo o remoto.

Requisito previo · La llave de Google Maps

Para ver la dirección y el mapa, la empresa debe tener configurada una llave (API key) de Google Maps. Sin ella, verás las coordenadas pero no la dirección legible ni el mapa.

1. Ve a Configuración → Parámetros → APIs.
2. Ubica el parámetro de la llave de Google Maps e ingresa la API key obtenida en Google.
3. Guarda. a partir de ahí el informe podrá traducir coordenadas a direcciones y dibujar el mapa

¿Qué vas a ver al entrar?

Un filtro de empleados y un selector de fechas; debajo, la tabla de Ubicaciones con un contador de total. Cada fila muestra:

Consultar el informe, paso a paso

1. Entra por el menú a Informes → Informe de Ubicaciones.
2. En el selector superior elige el rango de fechas (por defecto trae el día de hoy).
3. En el campo Empleados selecciona a quién(es) quieres ver.
4. Pulsa Aplicar filtro. la tabla se llena con las ubicaciones del período y el contador muestra el total

Ver la ubicación en el mapa

1. Con la llave de Maps configurada, usa la dirección/coordenadas de cada fila para ubicar el punto en el mapa y confirmar dónde estaba la persona.

Habilitar la captura de ubicación de un empleado

Una persona solo aparece en este informe si tiene activada la geolocalización:

1. Ve a Administrar empleados y abre la ficha de la persona.
2. Activa la opción de capturar ubicación y guarda.

Exportar

1. Si tu usuario tiene el permiso, usa el botón Exportar (arriba a la derecha de la tabla) para descargar las ubicaciones.

Verificación

Sabrás que está bien configurado cuando el contador de total muestre un número, las filas traigan Dirección y Ciudad (no solo coordenadas) y las fechas/horas estén dentro del rango pedido.

Aquí registras y administras a todas las personas de tu empresa: sus datos, su grupo, su cargo, su jornada laboral y la configuración que conecta a cada persona con su computador para que Nivelar pueda medir su actividad. Cada empleado que crees consume una licencia.

¿Qué vas a ver al entrar?

Arriba verás tres tarjetas con el resumen de tus licencias: compradas (con su fecha de vencimiento), activas (las que ya estás usando) y disponibles (las que te quedan libres). Debajo está la barra de filtros y la lista de empleados.

Filtros disponibles:

Columnas de la lista:

Crear un empleado, paso a paso

1. Pulsa Nuevo empleado. Se abre el formulario en la pestaña Información general.
2. Diligencia Cédula, Nombre y Apellido.
3. Elige el Cargo. Si no existe, pulsa Crear cargo sin salir de la pantalla.
4. Elige el Grupo. Si no existe, pulsa Crear grupo.
5. Elige la Jornada laboral (calendario). Si no existe, pulsa Crear calendario. Es un paso clave: define el horario contra el que se mide el cumplimiento.
6. Escribe el Email (sirve para enviarle alertas).
7. Ajusta el Tiempo de inactividad (recomendado 120 s) y el Test de tasa de descarga (ver más abajo).
8. Define el Costo por hora de la persona: es la base del costeo del tiempo (ver más abajo).
9. Si la persona usará el módulo de tareas, marca Gestor de tiempo; si lidera un equipo, marca Supervisor.

   

10. Pulsa Guardar. el empleado queda creado y aparece en la lista

Campos del formulario de empleado

El tiempo de inactividad

Es el "tiempo de gracia" que Nivelar le da a la persona cuando deja de usar mouse y teclado. Por defecto viene en 10 segundos, un valor muy bajo: esos 10 s se cuentan como activos y el resto empieza a contar como inactividad enseguida.

El costo por hora (base del costeo del tiempo)

Es cuánto le cuesta a la empresa una hora de trabajo de esa persona. Es la base de todo el costeo: el costo de un trackeo = horas trabajadas × costo por hora, y de ahí salen el costo por servicio, actividad, proyecto y cliente en los reportes.

Qué incluir para calcularlo:

La idea, en una frase: suma todo lo que cuesta al mes tener a esa persona trabajando (remuneración + su parte de gastos) y divídelo entre sus horas productivas del mes. Ese resultado es el costo por hora real.

Cargarlo y mantenerlo:

1. En la ficha del empleado, diligencia el campo Costo por hora con ese valor ya calculado.
2. Si cambia con el tiempo (aumentos, más gastos), Nivelar guarda un histórico por fecha: cada periodo se costea con el valor que estaba vigente en esa fecha.
3. Al guardar un cambio, el recálculo entra a una cola de procesamiento y te llega una notificación por correo cuando termina.

Asignar un equipo a un empleado

Una vez creado el empleado, se le liga su computador desde el menú ≡ → Asignar Equipo. El paso a paso con capturas está en su propia guía: Asociar un equipo al empleado.

Editar un empleado

1. En el menú de acciones de la persona elige Ver / Editar.
2. Cambia los datos que necesites y pulsa Guardar.

Activar o desactivar (también masivo)

1. Para una persona: usa Desactivar en su menú de acciones; si está inactiva, podrás Activarla.
2. Para varias a la vez: marca las casillas de los empleados y usa el botón Acciones masivas → Desactivar.

Eliminar un empleado (qué hacer con su equipo)

1. En el menú de acciones elige Eliminar (o marca varias y usa Acciones masivas → Eliminar).
2. Elige qué hacer con el equipo asociado:

Exportar la lista a Excel

1. Aplica primero los filtros que quieras (grupo, estado, etc.).
2. Pulsa el botón de Exportar a Excel. se genera el archivo con los empleados filtrados

Ordenar y verificar

• Puedes ordenar la lista por nombre, grupo, cargo, jornada, cédula, estado, última conexión, entre otras columnas.
• Para confirmar que un empleado quedó bien: revisa que tenga grupo, cargo y jornada; que aparezca con equipo y captura si corresponde; y que reporte conexión en Resumen diario.

Después de crear a la persona e instalar el agente en su computador, hay que ligar ese equipo con el empleado. Recién con esta asociación Nivelar empieza a medir por individuo. Cada empleado se asocia a un equipo y cada equipo pertenece a un solo empleado.

Cómo asignar el equipo, paso a paso

1. Verifica primero en Lista de equipos que el computador ya aparece (queda Desasociado cuando se instala el agente).
2. En la Lista de empleados, abre el menú de acciones de la persona (≡) y elige Asignar Equipo.

3. En el diálogo Asignar equipo a empleado, elige el computador que corresponde —guíate por Usuario sesión, Nombre Equipo y Serial— y pulsa Guardar.

Los grupos (o departamentos / áreas) sirven para organizar a tus empleados tal como están en tu empresa: contabilidad, recursos humanos, revisoría, etc. Casi todo en Nivelar se filtra y se controla por grupo: informes, permisos, calendarios y novedades.

¿Qué vas a ver al entrar?

La lista de los grupos ya creados. De cada grupo verás su Descripción (el nombre) y las acciones para verlo, editarlo o eliminarlo.

Para qué se usan los grupos

• Filtrar informes por área (ver el rendimiento solo de un departamento).
• Dar permisos a un supervisor sobre uno o varios grupos (en Nivelar los permisos se otorgan por grupo, no por persona suelta).
• Aplicar calendarios y novedades a un grupo completo de una sola vez.

Crear un grupo, paso a paso

1. Pulsa Crear (o usa el botón Crear grupo que aparece dentro del formulario de empleado).
2. Escribe la Descripción (el nombre del grupo o área).
3. Pulsa Guardar. el grupo queda disponible para asignarlo a empleados

Campos del formulario

Editar o eliminar un grupo

1. Para cambiar el nombre: abre el grupo, usa Editar, modifica la Descripción y Guarda.
2. Para borrarlo: usa Eliminar en sus acciones.

Verificación

El grupo aparecerá en la lista de Grupos y como opción en el campo Grupo al crear o editar un empleado, y en los filtros de los informes.

Los cargos son los puestos o roles laborales de tu empresa (Auxiliar contable, Revisor, Asistente, etc.). Cada empleado se asocia a un cargo; sirve para clasificar a la gente y leer mejor los informes.

¿Qué vas a ver al entrar?

La lista de los cargos creados, mostrando la Descripción de cada uno y las acciones para verlo, editarlo o eliminarlo.

Crear un cargo, paso a paso

1. Pulsa Crear (también puedes hacerlo con el botón Crear cargo dentro del formulario de empleado).
2. Escribe la Descripción (el nombre del cargo).
3. Pulsa Guardar. el cargo queda disponible para los empleados

Campos del formulario

Editar o eliminar un cargo

1. Para renombrarlo: abre el cargo, usa Editar, cambia la Descripción y Guarda.
2. Para borrarlo: usa Eliminar.

Verificación

El cargo aparecerá como opción en el campo Cargo al crear o editar un empleado.

El calendario laboral (o jornada) le dice a Nivelar en qué horario se espera que trabaje cada persona. Es la base contra la que se mide el cumplimiento de jornada y la productividad. Aquí creas calendarios, les defines los días y horas, y los aplicas a una persona, un grupo o toda la empresa.

¿Qué vas a ver al entrar?

La lista de calendarios. Nivelar ya trae uno por defecto. De cada calendario verás su Nombre y un menú de acciones: Administrar calendario laboral (ver/editar sus días y horas), Aplicar calendario Dias (asignarlo a personas) y Eliminar calendario.

1) Crear un calendario, paso a paso

1. Pulsa Crear calendario.
2. Escribe el Nombre del calendario (ej. "Horario estándar", "Diurno").
3. Pulsa Guardar. Quedas en la pantalla para agregarle los días y las horas.

2) Agregar días y horas al calendario

1. En el calendario, usa Administrar calendario laboral.
2. Elige un día de la semana (ej. Lunes).
3. Define Hora inicio y Hora fin de la franja. El Total hora se calcula solo.
4. Pulsa Guardar. La franja aparece en la tabla de abajo.
5. Si el día tiene almuerzo o break, agrega otra franja el mismo día (ej. 7:30 a 13:00 y luego 14:00 a 18:00). El tiempo del break no se exige.

3) Clonar horas a otros días

1. Configura un día completo (ej. lunes, con sus dos franjas).
2. Pulsa Clonar horas y elige los días que tendrán el mismo horario (martes, miércoles, jueves…). Pulsa Guardar.
3. Para días distintos (ej. el viernes sale más temprano), configúralos aparte agregando sus franjas.

4) Aplicar el calendario (a empleado, grupo o empresa)

Crear el calendario no basta: hay que aplicarlo a las personas.

1. En el menú del calendario elige Aplicar calendario.
2. ¿A quién le va a aplicar? Elige: A un empleado (búscalo por nombre), A un grupo de empleados (elige el grupo) o A toda la empresa.
3. ¿Qué hacer con quienes ya tienen calendario? Elige:
   • No aplicar el nuevo calendario a quienes ya tengan uno asignado (los salta).
   • Cambiar el calendario previo por este nuevo.
4. ¿Desde cuándo aplica? Elige Desde hoy en adelante o Desde una fecha anterior (retroactiva). Si eliges fecha anterior, indícala (la pantalla permite hasta cierto rango hacia atrás).
5. Pulsa Guardar. Nivelar procesa el cambio; según la cantidad de empleados puede tardar de 30 s a un par de minutos

5) Editar un calendario existente

1. Entra con Administrar calendario laboral.
2. Para cambiar una franja: elimina la línea actual y crea la nueva con el horario correcto.

Verificación

• El calendario aparece en la lista y como opción de Jornada laboral al crear o editar un empleado.
• Para confirmar que aplicó: abre la jornada del empleado en Administrar empleados y revisa que muestre el horario correcto por día.

Aquí registras las ausencias y excepciones al calendario laboral de tu gente: permisos, incapacidades, vacaciones, permisos por horas, festivos y días adicionales. Una novedad bien registrada hace que esos días no penalicen la productividad ni el cumplimiento de jornada (o, en el caso de adicionar días, que sí se exija trabajar ese día).

¿Qué vas a ver al entrar?

La lista de todas las novedades ya registradas. De cada una verás:

Tipos de novedad y su efecto

Crear una novedad, paso a paso (general)

1. Ve a Empleados → Novedad de calendario y pulsa Crear.
2. Elige el Tipo de novedad.
3. Indica a quién aplica: un empleado (búscalo por nombre o cédula y márcalo) o grupos (marca los grupos).
4. Marca las fechas en el calendario (uno o varios días) y, si el tipo lo requiere, el horario.
5. Si tienes el soporte, súbelo en Adjunto de la novedad (PDF o imagen) y escribe una descripción.
6. Pulsa Guardar. si la novedad requiere aprobación, queda "Pendiente"

Campos del formulario

¿Quién la aplica?

• Permiso por horas: solo se aplica a una persona (no es masivo).
• Festivos y novedades generales: pueden aplicarse a grupos o a toda la empresa de una sola vez.

Caso · Permiso por horas (una persona)

1. Tipo Permiso por horas → selecciona la persona → marca el día → indica el horario (ej. 3 a 4 p.m.) → Agregar → revisa que quedó la franja → Guardar. ese día se le resta una hora de jornada

Caso · Festivo (varios grupos)

1. Tipo Festivo → cambia el impacto a Grupos → marca los grupos → marca la fecha del festivo → Guardar. ese día no se exige a esos grupos

Caso · Adicionar días (día laboral extra)

1. Tipo Adicionar días → selecciona la persona → marca los días extra (ej. todos los sábados de marzo, incluso de forma retroactiva) → indica el horario de esos días (con su break si aplica) → Agregar → Guardar. esos sábados pasan a ser laborales para esa persona

Verificación

La novedad aparece en la lista; al pasar el mouse sobre Afecta a ves las personas y fechas. También puedes abrir la jornada del empleado en Administrar empleados para ver reflejada la excepción.

Aquí los responsables aprueban o rechazan las novedades que requieren autorización (permisos, incapacidades, etc.). Mientras una novedad esté Pendiente, no surte efecto sobre la jornada de la persona.

¿Qué vas a ver al entrar?

La lista de novedades para autorizar, con un buscador (por empleado, tipo o estado) y estas columnas:

Aprobar o rechazar una novedad, paso a paso

1. Busca la novedad (puedes filtrar por empleado, tipo o estado) y ábrela.
2. Revisa el detalle: tipo, rango de aplicación, fechas, tipo de impacto, descripción y el adjunto si lo hay.
3. Si quieres, escribe un comentario o motivo (opcional, hasta 500 caracteres).
4. Decide con el botón correspondiente:

¿Quién aprueba?

La autorización la hace el responsable de la persona según el organigrama: el jefe o supervisor que tiene a esa persona a cargo. Por eso es clave tener bien armado el Organigrama y los permisos del supervisor sobre el grupo correspondiente. El administrador también puede autorizar.

Verificación

Tras decidir, la fila muestra el nuevo Estado y la Fecha de respuesta. Si aprobaste, la excepción ya se refleja en la jornada del empleado.

Una novedad es una excepción a la jornada de una persona: un permiso, una incapacidad, unas vacaciones, etc. Cada novedad es de un tipo. Primero se crea el tipo (una sola vez, en Configuración) y luego se aplica a un empleado desde Novedad Calendario.

1) Crear el tipo de novedad

Entra a Configuración → Tipos de Novedades. Verás los tipos que ya existen (PERMISO, INCAPACIDAD, VACACIONES, ADICIONAR DÍAS, PERMISO POR HORA…). Pulsa CREAR y llena:

• Nombre del tipo (ej. "Licencia de luto") y una Descripción opcional.
• Color: con el que se verá en el calendario.
• Rango de aplicación: cómo afecta la jornada — Quitar día (la jornada de ese día queda en 0, como una incapacidad o vacaciones), Agregar día (suma un día laboral) o Modificar horario (para un permiso por horas).
• Permite Adjunto: márcalo si al registrar la novedad se podrá subir un soporte (ej. la incapacidad).

2) Aplicar la novedad a un empleado

Ya con el tipo creado, ve a Novedad Calendario y créala:

1. En Tipo de novedad, elige el tipo (ej. PERMISO, INCAPACIDAD…).
2. Deja el impacto en EMPLEADO (individual) y marca a la persona en la lista (por cédula/nombre). Si aplica a varios, usa GRUPO.
3. Marca en el calendario los días de la novedad, día por día (el calendario es de selección múltiple; para un rango marca todos los días del periodo).
4. Si el tipo lo permite, adjunta el soporte.
5. Guarda.

¿Cómo sé que quedó bien?

• La novedad aparece en la lista de Novedad Calendario con su tipo, fechas y estado.
• Si el rol del empleado exige autorización, queda en PENDIENTE y su supervisor la aprueba en Autorización de Novedades; si no, se aplica de una y la jornada de esos días cambia según el tipo.

El organigrama dibuja la jerarquía de tu empresa: quién responde a quién. Además de mostrar la estructura, es lo que define la visibilidad en cascada (cada jefe ve a su gente) y quién debe autorizar las novedades de cada persona.

¿Qué vas a ver al entrar?

El árbol jerárquico de la empresa, dibujado como un organigrama. Puedes:

• Recorrer la estructura desde la cúpula hasta cada persona.
• Pulsar Descargar para guardar el organigrama como imagen (PNG).
• Si entras a la vista de una persona, volver a la Vista completa.

Cómo se arma el organigrama (desde la ficha del empleado)

El organigrama no se dibuja a mano aquí: se construye con el campo Responde a de cada empleado.

1. Ve a Administrar empleados y edita a la persona.
2. En Responde a, elige a la(s) persona(s) a las que le reporta. Una persona puede responder a varias.
3. En Responde a principal, marca cuál de ellas es su jefe directo principal.
4. Guarda. La relación se refleja en el organigrama.

Responde a principal vs. responde a varios

Visibilidad en cascada

La jerarquía hace que cada jefe vea hacia abajo: un supervisor ve a las personas que le responden y, en cascada, a las que responden a esas personas. Esto se combina con los permisos por grupo que se le otorgan al supervisor en Usuarios.

Para qué sirve tener el organigrama bien armado

• Autorización de novedades: el jefe correcto recibe y aprueba las solicitudes (ver Autorización de Novedades).
• Informes por equipo: cada líder consulta el rendimiento de su gente.
• Claridad organizacional: una foto siempre actualizada de la estructura.

Verificación

Tras guardar el "Responde a" de una persona, refresca el organigrama: debe aparecer colgando de su jefe. Si no ves nada, revisa que las personas tengan acceso a la plataforma y su relación de "Responde a" definida.

El agente de Nivelar es el programa que se instala en cada computador para que la plataforma pueda medir el tiempo de trabajo, los programas usados, las páginas web y (si lo activas) las capturas de pantalla. Sin agente instalado, ese equipo no reporta nada. Esta guía es el paso a paso para instalarlo correctamente.

Paso 0 · Verificar el usuario de sesión y el nombre del equipo

Antes de instalar, confirma con qué usuario de Windows y en qué equipo estás trabajando. Estos dos datos son los que Nivelar usa para amarrar la persona con su PC.

1. Abre el CMD (símbolo del sistema) como administrador: clic derecho sobre el ícono → Ejecutar como administrador.
2. Escribe whoami y pulsa Enter. te muestra nombre_del_equipo\usuario_de_sesión
3. Anota esos dos valores. Más tarde, cuando el equipo aparezca en Lista de equipos, deben coincidir.

Paso 1 · Descargar el instalador desde la plataforma

1. Inicia sesión en Nivelar.
2. En la parte superior derecha, pulsa el ícono de Descargar la última versión. se descarga un archivo .zip, normalmente en la carpeta Descargas

Paso 2 · Desactivar el antivirus (temporalmente)

El antivirus puede bloquear o dañar la instalación. Hay que desactivar la protección en tiempo real antes de instalar.

1. Abre tu antivirus (en el de Windows: Seguridad de Windows → Protección antivirus y contra amenazas).
2. Entra a Administrar la configuración y desactiva la Protección en tiempo real.

Paso 3 · Descomprimir la carpeta

1. Sobre el .zip descargado, clic derecho → Extraer todo.
2. Al terminar verás 7 archivos: el instalador, el desinstalador (uninstall), un manual de instalación y archivos de apoyo.

Paso 4 · Ejecutar el instalador como administrador

1. Clic derecho sobre el instalador → Ejecutar como administrador. esto le da los privilegios que el agente necesita para funcionar
2. Si aparece una alerta de Windows, pulsa Más información → Ejecutar de todas formas y luego Sí.
3. El agente se conecta y empieza a descargar sus archivos y a crear su carpeta. Cada archivo debe quedar con su “OK”. si ves errores en lugar de OK, la instalación quedó incompleta
4. Cuando diga que se instaló correctamente, cierra la ventana.

Paso 5 · Verificar que quedó bien instalado

1. Abre C:\ y confirma que existe la carpeta Nivelar con todos sus archivos.
2. Abre el Administrador de tareas (Ctrl+Shift+Esc) → pestaña Detalles.
3. Confirma que están corriendo los dos procesos del agente: captsinc y captura. estos dos procesos hacen el rastreo y la sincronización con la nube; siempre deben estar activos

Paso 6 · Crear las exclusiones en el antivirus y reactivarlo

Para que el antivirus no interfiera con el funcionamiento ni con las actualizaciones del agente, debes excluir Nivelar.

1. Vuelve a tu antivirus → Administrar la configuración → Exclusiones → Agregar o quitar exclusiones.
2. Si tu antivirus permite excluir carpetas: agrega la carpeta C:\Nivelar (suele ser suficiente).
3. Si solo permite excluir archivos: agrega uno por uno los archivos .exe que están dentro de la carpeta Nivelar.
4. Vuelve a activar la protección en tiempo real del antivirus.

Paso 7 · Confirmar que ya reporta a la plataforma

1. Espera un par de minutos.
2. En el menú izquierdo entra a Lista de equipos.
3. Debe aparecer la máquina con el nombre del equipo y el usuario de sesión que viste en el Paso 0, en estado Desasociado (aún sin empleado asignado). queda listo para asignarle un empleado

Comprimir la carpeta de Nivelar (para enviar a soporte)

Si soporte técnico te pide la carpeta del agente para revisarla, debes comprimirla, pero sin tocar la original.

1. Entra a C:\Nivelar, clic derecho → Copiar.
2. Pega la copia fuera del disco C: (Escritorio, Documentos o Imágenes). no la pegues en la raíz del C: porque puede dar problemas
3. Sobre esa copia, clic derecho → Enviar a → Carpeta comprimida (en zip) o usa tu compresor (.rar). queda el archivo comprimido listo para adjuntar al ticket

Desinstalar el agente

1. Descarga y descomprime el agente (igual que en los pasos 1 y 3). Dentro está el archivo uninstall.
2. Copia el uninstall y pégalo fuera del disco C: (Escritorio, Documentos, etc.). Nunca en la raíz del C:.
3. Sobre esa copia, clic derecho → Ejecutar como administrador → Sí. aparece un mensaje de que Nivelar quedó desinstalado; presiona una tecla para salir
4. Verifica que la carpeta Nivelar ya no exista en C:\.

Pedir soporte técnico

Si algo falla, puedes crear un ticket sin salir de la plataforma.

1. Arriba a la derecha, pulsa el ícono de Soporte (el muñequito con audífonos).
2. El sistema precarga tus datos. Confirma el teléfono con WhatsApp, el correo y, muy importante, que el identificador sea el correcto (no lo cambies).
3. Elige el tipo de solicitud (ventas/renovaciones, capacitación, configuración general, monitoreo automático o instalación del agente) y pulsa Siguiente.
4. Para temas de instalación o monitoreo te pedirá una descripción (a veces mínimo 100 caracteres), la carpeta comprimida del agente y/o una captura de pantalla. Adjúntalas y pulsa Enviar. te llega al correo el número de ticket; si no llega, el ticket quedó mal creado o el correo es incorrecto

Aquí ves el inventario de todos los computadores donde está instalado el agente de Nivelar. Desde esta pantalla controlas tus licencias, sabes qué equipo pertenece a quién, activas o deniegas máquinas, editas sus datos y revisas el software instalado.

¿Qué vas a ver al entrar?

En la parte superior verás el resumen de tus licencias: cuántas tienes compradas, cuántas activas (consumidas) y cuántas disponibles, además de la fecha de vencimiento. Debajo, los filtros de búsqueda y la lista de equipos.

Filtros de búsqueda

Pulsa Buscar para aplicar los filtros. También puedes Exportar a Excel toda la información.

Columnas de la lista

Los tres estados (clave para las licencias)

Denegar un equipo

1. Ubica el equipo en la lista.
2. Pulsa Denegar equipo. pasa a estado Denegado y deja de consumir licencia

Permitir (reactivar) un equipo denegado

1. Filtra por estado Denegado para verlo.
2. Pulsa Permitir equipo. vuelve a monitorear; si no hay licencias disponibles, el sistema avisa que no puede activarlo

Editar un equipo

Entra a Editar sobre el equipo. Estos son los campos que puedes ajustar:

1. Ajusta los campos que necesites.
2. Pulsa Guardar.

Ver el software instalado en un equipo

1. Sobre el equipo, abre la opción Ver detalle del software.
2. Verás el listado de programas instalados en esa máquina. para una vista global de todo el software de la empresa usa Software empresarial

Acciones masivas

1. Marca la casilla de varios equipos a la vez.
2. Se habilita el botón de acciones masivas.
3. Elige Denegar o Eliminar los equipos seleccionados.

Verificación

Tras asignar un equipo a una persona (desde Administrar empleados), espera 1–2 minutos y revisa el Resumen diario: debe empezar a aparecer la primera conexión y el tiempo reportado de esa persona.

Esta pantalla es el inventario consolidado de todo el software y los programas que Nivelar ha detectado en los computadores de tu empresa. Sirve para saber qué se usa, cuántas máquinas lo tienen y así controlar licencias pagas, programas no deseados o aplicaciones críticas.

¿De dónde sale esta información?

El agente instalado en cada PC levanta dos tipos de datos: el software instalado (lo que aparece en “Programas y características” de Windows) y los programas que las personas realmente abren y usan durante el día. Esta pantalla une ambas fuentes en un solo listado ordenado alfabéticamente.

¿Qué vas a ver al entrar?

Un listado del software y programas detectados. De cada uno verás su nombre y la opción de revisar en qué equipos está.

Ver en qué equipos está un programa

1. Ubica el programa en el listado (puedes ayudarte ordenando por nombre).
2. Pulsa Ver instalaciones. se abre la lista de equipos que tienen ese software

¿Para qué te sirve esta pantalla?

• Control de licencias pagas: confirmar cuántas máquinas tienen un software que cuesta, y si realmente se está usando.
• Seguridad y políticas: detectar programas no autorizados o no deseados instalados en los equipos.
• Soporte: saber rápidamente dónde está instalada una herramienta antes de actuar.

Clasificar programas es decirle a Nivelar si cada programa o página web es Autorizado, No autorizado o Neutral. De esa clasificación nace la productividad: el tiempo en lo autorizado suma y el tiempo en lo no autorizado resta. Aquí también configuras que las videollamadas no cuenten como inactividad.

¿Qué vas a ver al entrar?

El listado de todos los programas y URLs que Nivelar ha detectado, ordenados por el tiempo de uso. Hay dos pestañas:

Las 4 clasificaciones posibles

Forma 1 · Clasificar desde la pantalla de programas (programa a programa)

1. Ve a Equipos y Programas → Clasificación de programas.
2. Busca el programa o la URL (usa la pestaña Programas o Url según el caso).
3. En la fila del programa, pulsa el menú ⋮ (icono de lista, al final de la fila) y elige Clasificar. Se abre una ventana para clasificarlo por grupos. en ese mismo menú está también "Gestión de inactividad", para que las videollamadas no cuenten como inactividad

   

4. Indica la clasificación (Autorizado / No autorizado / Neutral) para todos los grupos o por grupo individual.

   

5. Para aplicar también al pasado, marca la fecha desde la cual rige (clasificación retroactiva).
6. Pulsa Guardar todas las clasificaciones.

Forma 2 · Clasificar desde el detalle de un empleado

1. Entra a Resumen diario (o cualquier panel que lleve al empleado) y abre a la persona.
2. En su Productividad general verás los programas que ha usado.
3. Sobre cada uno, elige la clasificación (puedes aplicarla a todos los grupos o solo a algunos) y la fecha desde para la retroactividad.
4. Pulsa Guardar todas las clasificaciones.

Forma 3 · Clasificar por grupo y copiar de otro grupo (la más práctica)

1. Ve a Grupos y entra al grupo que quieres configurar (ej. “Instalación”).
2. Elige Clasificar programas para ese grupo.
3. Si ya clasificaste bien otro grupo, usa Copiar para traer su clasificación como modelo y no repetir todo a mano.
4. Ajusta lo que difiera: por ejemplo, marca todos como Autorizado desde el 1.º de enero y luego cambia a No autorizado los que no deban usarse.
5. Repite con la pestaña Url para las páginas web.
6. Pulsa Guardar todas las clasificaciones.